Opis projektu oraz czas trwania
Ewidencja powinna zawierać czas trwania danego projektu oraz jego opis. Czas trwania projektu powinien odpowiadać okresowi, za który została wystawiona faktura. W opisie projektu należy uwzględnić jakim językiem programowania został stworzony oraz co było jego głównym celem. Nie ma konieczności uwzględniania szczegółowych modułów, ponieważ opis powinien być dość ogólny.
Współczynnik IP BOX
Prace nad ewidencją powinniśmy rozpocząć ustaleniem współczynnika IP BOX. Współczynnik – czyli jaka część faktury stanowi wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich. Pod ulgę IP BOX podlegają przychody osiągnięte w związku z przeniesieniem praw własności intelektualnej do wytworzonego lub ulepszonego, kwalifikowanego prawa oraz wynagrodzenie związane z implementacją stworzonego modułu. Każda inna czynność typu spotkania z zespołem, analiza rozwiązań/wymagań/zmian, tworzenie dokumentacji, konsultacje z klientem, powinny zostać wyodrębnione jako pozostałe przychody niepowiązane z ulgą. Naprawa błędów postrzegana jest często jako wynagrodzenie za czynności twórcze, jednak jeśli nie powstał przy tym kod, jest to błędna kwalifikacja. Przy wyliczaniu współczynnika nie powinniśmy brać pod uwagę zwrotu kosztów. Współczynnik ten powinien mieć potwierdzenie w prowadzonej dokumentacji (np. raportach czy też ewidencji czasu pracy).
Rozliczenie przychodów i kosztów
Przychody wynikające z faktur powinniśmy rozdzielić proporcjonalnie do współczynnika IP BOX, wyodrębniając każde prawo. Dzielimy je na przychody związane z działalnością twórczą oraz pozostałą. Do danych przychodów przyporządkowujemy koszty ich uzyskania. Tu do przychodów IP możemy przyporządkować zarówno koszty bezpośrednie, jak i te nie wskazane w interpretacji. Koszty przyporządkowujemy według proporcji przychodowej.
Dodatkowo w przypadku realizacji kilku niezależnych projektów, jeśli jakieś koszty były związane tylko z jednym projektem, to należy je bezpośrednio przyporządkować do danego projektu. Wyodrębniamy tylko koszty niezwiązane z danymi przychodami, które w żaden sposób nie przyczyniły się do pracy twórczej lub przyczynią się do przyszłych przychodów.
Wskaźnik Nexus
Wskaźnik Nexus wskazuje jaka część dochodu opodatkowana będzie 5% stawką podatku. Ustala się go według wzoru:
gdzie poszczególne litery oznaczają:
a – prowadzoną bezpośrednio przez podatnika działalność badawczo-rozwojową związaną z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej. Do niej zaliczamy najczęściej koszty takie jak: sprzęt komputerowy, oprogramowanie, doskonalenie zawodowe, koszty podróży służbowych.
b – nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej od podmiotu niepowiązanego. Do niej zaliczamy pracę podwykonawców na umowie zlecenia i o dzieło.
c – nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej od podmiotu powiązanego. Do niej zaliczamy prace programistyczne podmiotów powiązanych.
d – nabycie przez podatnika kwalifikowanego prawa własności intelektualnej. Do niej zaliczamy prace podwykonawców, którzy prowadzą swoją działalność (kontrakt B2B).
Litery “c” i “d” pomniejszają wartość wskaźnika, ma to na celu promowanie podatników prowadzących we własnym zakresie prace innowacyjne. Należy pamiętać, że koszty Nexus nie są tożsame z kosztami uzyskania przychodów. Koszty Nexus są kosztami wskazanymi w interpretacji indywidualnej.
Dochód kwalifikowany
Dochód kwalifikowany jest iloczynem dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (różnica pomiędzy przychodami kwalifikowanymi, a kosztami) i wskaźnika Nexus. W momencie, gdy wskaźnik Nexus jest mniejszy niż 1, pozostała część dochodu, niebędąca dochodem kwalifikowanym, zostaje opodatkowana na dotychczasowych zasadach. W ten sposób ustalona zostaje wartość dochodu, która skorzystać może z 5% stawki podatku.
Jak Państwo widzą sporządzenie odpowiedniej ewidencji dla celów ulgi IP BOX nie należy do prostych zadań. Należy pamiętać, że jest ona wraz z samą interpretacją indywidualną najważniejszym elementem, który pozwoli na uzyskanie wyczekiwanego zwrotu podatku.
