W dzisiejszych czasach nikogo nie dziwi omawianie szczegółów współpracy z klientem podczas posiłku. Restauracje czy kawiarnie znajdują się na każdym rogu, więc stanowią doskonałe miejsca do spotkań, kiedy przebywamy w innym mieście lub nie mamy własnego biura. Ponadto można po prostu coś zjeść lub wypić, “pozostając” w pracy. Napicie się filiżanki kawy z potencjalnym kontrahentem pomaga w działalności gospodarczej. Niemniej jednak, organy skarbowe wciąż mają w tym zakresie wątpliwości.
Czy obiad w restauracji to koszt podatkowy?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wyłączonych z tej kategorii, wymienionych w art. 23 ww. ustawy. Koszty te można odliczyć od przychodu, zmniejszając tym samym podstawę opodatkowania.
Ustawodawca w art. 23 ust. 23 ustawy o PIT wprowadził zakaz uznawania kosztów reprezentacji za koszty uzyskania przychodu. W ramach powołanego przepisu, wyróżniono usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Jednakże, ustawodawca w żaden sposób nie określił tego, kiedy podane wydatki są kosztami reprezentacji.
Koszty reprezentacji – co chcesz o nich wiedzieć?
Koszty reprezentacji są niezdefiniowane. Zrozumienia tego pojęcia należy wobec tego szukać w orzeczeniach sądu, w których dowiadujemy się, że są to wydatki na tworzenie dobrego wizerunku firmy. Tak o kosztach reprezentacji wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny w postanowieniu z 8.04.2013 r., II FPS 7/12:
„«Reprezentacja» w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu.”
Jednakże, pomimo pozornego rozstrzygnięcia tej kwestii nasuwa się pytanie: a co z kosztami usług gastronomicznych niebędących kosztami reprezentacji? Odpowiedzi na to pytanie również dostarczył NSA w wyroku z 10.11.2016 r., II FSK 2577/14:
„Wyliczenie w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. przykładowych rodzajów wydatków nie oznacza, że koszty te zawsze muszą być wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami wyłącznie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Każda sprawa powinna być zatem przedmiotem odrębnej oceny, uzależnionej od stanu faktycznego. Nie powinna mieć przy tej ocenie znaczenia kwestia wystawności, okazałości czy ponadprzeciętności poniesionych wydatków. Znaczenie ma natomiast związek tych kosztów z uzyskaniem przychodów, zabezpieczeniem lub zachowaniem źródła przychodów (art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.)”.
Jakie ciastko stanowi koszt uzyskania przychodu?
Jak widać, na rynku dostępne są również posiłki, które będą kosztami uzyskania przychodu. Stanie się tak w momencie, kiedy wydatek ten będzie stanowił koszt reklamy. Donośne znaczenie w rozpatrywanej kwestii ma wyrok NSA w składzie siedmiu sędziów z dnia 17 czerwca 2013 roku, który zainspirował Ministerstwo Finansów do wydania interpretacji ogólnej w zakresie kosztów reprezentacji. W rzeczonej interpretacji ministerstwo zgodziło się z głównymi tezami wyroku, które w gruncie rzeczy są korzystne dla podatników.
Interpretacja ogólna z dnia 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 zawiera krótkie podsumowanie tez wyroku, które skrytykowało dotychczasowe rozumienie pojęcia “reprezentacji” i wprowadziło jasne kryteria ocenne. Sąd stanowczo odrzucił argumenty jakoby etykieta kosztów reprezentacji zależna była od “wystawności” czy też miejsca podania poczęstunku. Skład sędziowski wskazał, że dla określenia możliwości ujęcia usług gastronomicznych w kosztach podatkowych istotny jest cel poniesienia wydatku.
Podatnik nabywający kanapkę, którego głównym motywem zakupu było zbudowanie dobrego wizerunku jego firmy nie ujmie takiego wydatku w kosztach podatkowych. Wobec powyższego, ministerstwo zaleca przedsiębiorcom przede wszystkim skromność.
Ponadto w interpretacji raz jeszcze przypomniano stanowisko sądu o kwestii powiązania kosztów z przychodem. W wyroku z 2013 roku NSA jako przykład właściwego uznania wydatków na napoje za koszty uzyskania przychodu wskazał kawę dla klienta oczekującego na odbiór samochodu w warsztacie. Tym samym kolacja z osobą, z którą nie będziemy prowadzić rozmów biznesowych pozostanie kosztem reprezentacji.
Na samym końcu pisma ministerstwo stwierdziło, że wydatki na żywność, napoje, posiłki podawane podczas rozmów z kontrahentami dotyczących zakresu prowadzonej działalności mogą być kosztami uzyskania przychodu. Niemniej jednak w palącej kwestii firmowego alkoholu organ nie zajął stanowiska.
Jak jeść, aby to odliczyć?
W każdym korzystnym dla podatników orzeczeniu rozstrzygającym o prawidłowości ujmowania posiłków, żywności czy też napojów w kosztach, organy państwowe podkreślają, że każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. Dlatego też, warto kierować się wskazówkami zawartymi w przywołanych wyrokach czy interpretacji.
Przede wszystkim warto pamiętać o zasadzie powiązania kosztów z przychodem. Oznacza to, że podatnik powinien być w stanie udowodnić, że konkretny wydatek był związany na przykład z negocjacjami dotyczącymi umowy z kontrahentem. Biorąc pod uwagę wszystkie inne warunki do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu nie powinno budzić wątpliwości, że to na podatniku leży obowiązek udowodnienia zasadności poniesienia tego wydatku. Takie stanowisko zaprezentował NSA w wyroku z 2.04.2019 r., II FSK 1208/17:
„Podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, gdyż o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania; na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.”
Podsumowując, rozstrzygnięcie kwestii czy dany wydatek był kosztem uzyskania przychodu, czy też kosztem reprezentacji, pozostaje obowiązkiem podatnika. Biorąc pod uwagę, że koszty reprezentacji nie są zdefiniowane wprost, istnieje ryzyko sporu z organami podatkowymi. Jednakże, należy wystrzegać się wydatków, które wprost będą świadczyć o zamiarze budowania pozytywnego wizerunku firmy w czyichś oczach.
Rafał Pazdyk
Specjalista ds. prawnych
Aleksandra Zynda
Praktykantka
