§ 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych przez Kancelaria Mentzen Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą na ul. Grudziądzkiej 110-114/101 87-100 Toruń, numer KRS: 0001071605, NIP: 9562371350, numer REGON: 520201262 (dalej jako „Usługodawca”) i stanowi integralną część Umowy o świadczenie usług księgowych, zawartej pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą.
2. Usługodawca świadczy usługi finansowo-księgowe i kadrowo-płacowe, na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie, zawartej Umowie, Załącznikach do Regulaminu oraz w Cenniku, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
3. Zakres świadczonych przez Usługodawcę Usług uzależniony jest od zakupionego przez Usługobiorcę Pakietu Usług.
4. Usługobiorca, przed zawarciem Umowy i uruchomieniem danego Pakietu Usług, potwierdza, że zapoznał się z Regulaminem oraz Polityką Prywatności oraz że akceptuje wszelkie ich postanowienia.
5. Usługodawca świadczy Usługi w języku polskim.
6. Wyłącznie odpowiedzialnym za uiszczanie należności publicznoprawnych, w tym podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, na właściwe rachunki bankowe odpowiednich urzędów, organów podatkowych i instytucji, jest Usługobiorca. Usługodawca nie jest zobowiązany oraz uprawniony do zapłaty w imieniu Usługobiorcy żadnych należności.
7. Usługodawca, na podstawie zawartej Umowy, nie świadczy usług doradztwa podatkowego, wykonywanego na podstawie ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym.
8. Usługodawca nie wyraża zgody na wykorzystywanie świadczonych przez siebie Usług w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą w zakresie prowadzenia biur rachunkowych, a także w przedmiocie działalności prawniczej, doradztwa podatkowego lub podobnej. W przypadku udowodnienia przez Usługodawcę wykorzystania świadczonych przez siebie Usług do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie i przedmiocie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, zarówno w celach zarobkowych jak i pod tytułem darmym, osoba naruszająca postanowienia niniejszego ustępu Regulaminu może zostać pociągnięta do odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadach ogólnych.

§ 2
DEFINICJE

Ilekroć w niniejszym Regulaminie mowa jest o:

1) Systemie teleinformatycznym – należy przez to rozumieć zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci urządzenia końcowego w rozumieniu prawa telekomunikacyjnego;
2) Usługach świadczonych drogą elektroniczną – należy przez to rozumieć usługi, których wykonanie następuje przez wysyłanie i odbieranie danych za pomocą Systemów teleinformatycznych, na indywidualne żądanie Usługobiorcy, bez jednoczesnej obecności stron, przy czym dane te są transmitowane za pośrednictwem sieci publicznych w rozumieniu prawa telekomunikacyjnego;
3) Środkach komunikacji elektronicznej – należy przez to rozumieć rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między Systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną;
4) Umowie – należy przez to rozumieć umowę zawartą pomiędzy Usługodawcą, a Usługobiorcą, której celem jest świadczenie Usług na rzecz Usługobiorcy, dla której szczegółowe warunki zostały określone w Regulaminie i są zależne od wybranego przez Usługobiorcę Pakietu Usług;
5) Regulaminie – należy przez to rozumieć dokument określający zasady i warunki świadczenia Usług przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy, sporządzony na podstawie art. 8 ust. 1 pkt. 1) ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 2020, poz. 344 z późn. zmianami). Regulamin dostępny jest pod adresem www.mentzen.pl;
6) Polityce Prywatności – należy przez to rozumieć dokument stanowiący integralną część Regulaminu, który określa zasady przetwarzania oraz ochrony danych osobowych pozyskiwanych i wykorzystywanych przez Usługodawcę w związku z daną Usługą. Polityka Prywatności dostępna jest pod adresem: www.mentzen.pl;
7) Usługobiorcy – należy przez to rozumieć podmiot korzystający z Usług Usługodawcy, który jest stroną Umowy, będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, który zobowiąże się do przestrzegania niniejszego Regulaminu;
8) Przedsiębiorcy-Konsumencie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną nabywającą i wykorzystującą Usługi bezpośrednio w związku z jej działalnością gospodarczą, mimo że nabywane Usługi nie posiadają dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o której mowa w art. 385(5) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.);
9) Usługodawcy – należy przez to rozumieć Kancelarię Mentzen Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą na ul. Grudziądzkiej 110-114/101 87-100 Toruń, numer KRS: 0001071605, NIP: 9562371350, numer REGON: 520201262;
10) Usługach – należy przez to rozumieć Usługi świadczone drogą elektroniczną, wymienione szczegółowo w Załączniku nr 1do Regulaminu, świadczone przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy na warunkach niniejszego Regulaminu;
11) Pakiecie Usług – należy przez to rozumieć wybrany przez Usługobiorcę zestaw Usług, z których może korzystać Usługobiorca, obejmujący określony zakres i sposób ich świadczenia. Usługi występują w Pakietach, płatnych z góry, wykupywanych na czas nieokreślony. Szczegółowy opis zakresu danego Pakietu Usług zawiera Załącznik nr 1 do Regulaminu i jest dostępny na stronie internetowej www.mentzen.pl w momencie zakupu Pakietu Usług przez Usługobiorcę;
12) Obsłudze kadrowo-płacowej – należy przez to rozumieć:

a) obsługę kadrową, obejmującą następujący zakres usług:
 weryfikacja dokumentów do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, przy czym weryfikacja następuje w oparciu o wzory istniejące u Usługobiorcy. Istnieje również możliwość przygotowania dla Usługobiorcy: kompletu wzorów dokumentów do zatrudnienia tj. np. kwestionariusz osobowy; oświadczenia PIT-2, oświadczenia o równym traktowaniu w zatrudnieniu, potwierdzenia o zapoznaniu się z podstawowymi informacjami obowiązującymi w przedsiębiorstwie np. PZU czy Medicover, wniosku o naliczanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, oświadczenia pracownika będącego rodzicem, formularza o zgłoszeniu członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, oświadczenia o wspólnym rozliczaniu się z podatku dochodowego – po uprzedniej analizie potrzeb Usługobiorcy;
 sporządzanie dokumentów kadrowych dotyczących zatrudnionych i zwolnionych pracowników tj. umowy o pracę, aneksy/porozumienia zmieniające, wypowiedzenia umów o pracę, rozwiązania umów o pracę na mocy porozumienia stron, skierowania na wstępne/okresowe/kontrolne badania lekarskie, świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu, nałożenie kar porządkowych, czasowe powierzenie innej pracy, zgody na potrącenie z wynagrodzeń, itp.;
 zakładanie i kompleksowe prowadzenie akt osobowych pracowników;
 stworzenie i bieżąca aktualizacja bazy danych kadrowych pracowników i osób współpracujących na podstawie umów cywilno-prawnych;
 nadzór nad terminami ważności wstępnych/okresowych/kontrolnych badań lekarskich oraz szkoleń z zakresu BHP (przy czym wskazane usługi są świadczone tylko w sytuacji, gdy akta osobowe są przekazane do Usługodawcy);
 wprowadzanie bieżących zmian w rejestracji ZUS dotyczących danych pracowników i pracodawców (ZUA, ZWUA, ZZA, ZCNA);
 ustalanie uprawnień pracowniczych na podstawie dokumentacji dostarczonej przez pracownika czy też samego Usługobiorcę;
 przygotowywanie dokumentacji związanej z ustaleniem prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego (N-10 i N-7 w zakresie kadrowym, informacje o okresach nieskładkowych);

b) obsługę płacową, obejmującą następujący zakres usług:
 weryfikacja dokumentów do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę / kwestionariuszy bądź oświadczeń do umów zlecenia w oparciu o wzory istniejące u Usługobiorcy w zakresie wprowadzenia niezbędnych danych do systemu kadrowo-płacowego w celu co miesięcznego naliczenia płac;
 co miesięczne naliczenie wynagrodzeń (umowy o pracę, umowy cywilno-prawne) i sporządzanie list płac zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami na podstawie dostarczonych przez Usługobiorcę informacji tj. ewidencja nieobecności, w tym urlopy, zwolnienia lekarskie (jeśli Usługodawca nie posiada uprawnień do PUE ZUS), zbiorcze zestawienia, kart czasu pracy. Ewidencję czasu pracy, według obowiązujących przepisów prawa pracy, Usługobiorca prowadzi samodzielnie, zaś Usługodawcy przekazuje je wyłącznie na potrzeby naliczenia wynagrodzeń;
 naliczanie składek na ubezpieczenia społeczne, składek PPK (wcześniejsze ustalenie w jakiej kwocie każdemu pracownikowi) oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych;
 naliczanie wynagrodzeń za chorobę oraz zasiłków (ustalenie na początku współpracy kto jest Płatnikiem zasiłków);
 wprowadzanie i naliczanie potrąceń komorniczych do list płac na podstawie pism i odpowiedzi otrzymanych od Usługobiorcy;
 wprowadzanie i naliczanie zmiennych potrąceń do list płac tj. PZU, Medicover i inne, na podstawie otrzymanej informacji od Usługobiorcy;
 przygotowywanie dodatkowych list płac, np. z odprawami pracowniczymi (emerytalne, rentowe, zwolnionych pracowników), ekwiwalentów za urlop wypoczynkowy i innych, na podstawie przedstawionych kompletnych danych od Usługobiorcy;
 sprawdzanie zgodności przedstawionych rachunków do umów cywilno-prawnych wraz z ewidencją wykonywanego czasu pracy dostarczonych przez Usługobiorcę;
 naliczanie wynagrodzeń z umów cywilno-prawnych (w tym Członków Zarządu, Rad Nadzorczych, Prokurenta) na podstawie danych otrzymanych od Usługobiorcy, tj. rachunki, ewidencje, zestawienia, uchwały, umowy;
 administrowanie dokumentacją zgłoszeniową/wyrejestrowującą do ZUS (ZUA, ZWUA, ZZA, ZCNA) na podstawie przedstawionych przez Usługobiorcę dokumentów tj. oświadczenia bądź kwestionariusze, które zawierają pełne dane wymagane przez system Płatnik tzn. m.in. kod wykonywanego zawodu, gmina, poczta;
 przygotowywanie dokumentu RUD do ZUS na podstawie przekazanego kwestionariusza oraz umowy o dzieło;
 uzgadnianie stanu zatrudnienia w oparciu o dane przekazane przez Usługobiorcę;
 sporządzanie co miesięcznych deklaracji ZUS DRA;
 sporządzanie co miesięcznych informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT 4R, PIT 8AR);
 sporządzanie deklaracji rocznych ZUS IWA, PIT 4R, PIT 8AR, PIT roczny dla pracowników/zleceniobiorców i innych rozliczanych w ciągu roku kalendarzowego osób;
 przygotowywanie dokumentacji związanej z ustaleniem prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego (Z-3, Z-3a, ERP-7, ustalenie okresu zasiłkowego);
 sporządzanie bieżących korekt deklaracji ZUS, w tym na podstawie pism z ZUS np. RRP;
 sporządzanie do ZUS rocznych informacji o wysokości przychodu do ZUS dla emeryta/rencisty;

13) Dokumencie księgowym – należy przez to rozumieć dokument stanowiący podstawę księgowania, stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający – zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – niezbędną treść;
14) Dokumencie kadrowo-płacowym – należy przez to rozumieć dokumentację zdarzeń odnoszących się do sytuacji pracowników Usługobiorcy;
15) Cenniku – należy przez to rozumieć informację o wysokości wynagrodzenia przysługującego Usługodawcy z tytułu świadczenia na rzecz Usługobiorcy Usług, określoną dla każdego z Pakietów Usług. Informacja o cenach ofertowych Pakietów jest dostępna pod adresem www.mentzen.pl, po wybraniu odpowiedniego Pakietu, oraz w momencie zawierania transakcji zakupu Pakietu Usług;
16) Opłacie abonamentowej – należy przez to rozumieć wynagrodzenie wypłacane Usługodawcy w cyklach miesięcznych lub rocznych – w zależności od wybranego Pakietu Usług – uiszczane przez Usługobiorcę tytułem korzystania z Usług. Opłata abonamentowa pobierana jest zgodnie z Cennikiem obowiązującym w chwili odnowienia czasu trwania wybranego Pakietu Usług. Opłata abonamentowa uiszczana jest z góry;
17) Panelu Użytkownika – należy przez to rozumieć System teleinformatyczny udostępniony Usługobiorcy w okresie świadczenia Usług, umożliwiający korzystanie z określonych przez Usługodawcę funkcjonalności związanych ze świadczeniem Usług (m.in. komunikacja, obsługa płatności, fakturowanie). Skuteczna rejestracja Usługobiorcy w Panelu Użytkownika wymaga podania następujących danych rejestracyjnych: Imię i nazwisko, Telefon kontaktowy, Adres e-mail oraz akceptacji treści Regulaminu, Polityki Prywatności, a także wyrażenia odpowiednich zgód. Dostęp do Panelu odbywa się poprzez przeglądarkę internetową i wymaga zalogowania się przez Usługobiorcę przy użyciu indywidualnych danych: tj. nazwy użytkownika (login) oraz hasła dostępowego;
18) Wideoporadzie – należy przez to rozumieć przekazanie Usługobiorcy, poprzez kontakt w formie wideokonferencji, informacji w zakresie zadanego pytania podatkowego, w ujęciu powszechnie obowiązujących przepisów prawa polskiego, poglądów doktryny i orzecznictwa wraz z przedstawieniem możliwości postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
19) Okresie rozliczeniowym – należy przez to rozumieć okres, na który jest planowane i po upływie którego jest rozliczane świadczenie Usług na rzecz Usługobiorcy, wynoszący miesiąc lub rok, w zależności od wybranego Pakietu Usług. Pierwszy okres rozliczeniowy rozpoczyna się z dniem zawarcia Umowy i kończy się z dniem, który swoją nazwą odpowiada temu dniu w miesiącu bądź roku następnym. Każdy kolejny okres rozliczeniowy obliczany jest w sposób odpowiadający powyższemu. Dla uniknięcia wszelkich wątpliwości, w sytuacji, gdy okres rozliczeniowy rozpoczyna się w dniu, który nie występuje we wszystkich miesiącach, ostatnim dniem takiego okresu rozliczeniowego jest każdorazowo ostatni dzień danego miesiąca kalendarzowego.

§ 3
OŚWIADCZENIA I OBOWIĄZKI USŁUGODAWCY

1. Usługodawca oświadcza, że przedmiotem jego działalności jest prowadzenie obsługi finansowo-księgowej oraz kadrowo-płacowej osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.
2. Usługodawca oświadcza, że w trakcie wykonywania Usług posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, pozostające w związku z Usługami, a także że będzie je utrzymywał przez cały czas trwania Umowy.
3. Usługodawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich informacji, w tym danych osobowych wprowadzonych przez Usługobiorców do Systemu teleinformatycznego Usługodawcy, z wyjątkiem następujących przypadków:

a) informacje te są publicznie dostępne lub powszechnie znane, o ile nie stały się one publicznie dostępne lub powszechnie znane w wyniku naruszenia przepisów prawa lub zobowiązań umownych pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą;
b) ujawnienie jest wymagane przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa;
c) uprzednią zgodę na ujawnienie informacji wyda Usługobiorca.
d) informacje te były znane Usługodawcy przed otrzymaniem ich od Usługobiorcy i znajdują się w jego posiadaniu zgodnie z obowiązującym prawem.

4. Usługobiorca obowiązany jest do wprowadzania danych zgodnych ze stanem faktycznym.
5. Usługodawca oświadcza, że stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, chroniące przed naruszeniami bezpieczeństwa oraz dostępem osób trzecich do Systemu teleinformatycznego Usługodawcy i baz danych.

§ 4
ZAKRES USŁUG

1. Usługodawca zobowiązuje się do odpłatnego świadczenia Usług, których szczegółowy zakres uzależniony jest od wybranego przez Usługobiorcę Pakietu Usług, w zakresie i na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie lub indywidualnej ofercie, jeśli taka została złożona Usługobiorcy i była przez niego przyjęta.
2. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że korzystanie z Usług obejmuje czynności ściśle związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.
3. Niezależnie od wybranego przez Usługobiorcę Pakietu Usług, Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia Usług polegających na:

a) udostępnianiu Usługobiorcy aplikacji biznesowych, zapewniających mu możliwość wykonywania czynności związanych z gromadzeniem i przetwarzaniem danych, generowaniem danych oraz dokumentów zgodnie z wybranym Pakietem Usług;
b) aktualizacji Systemu teleinformatycznego w sposób umożliwiający Usługobiorcy korzystanie z niego zgodnie z przeznaczeniem oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego;
c) archiwizacji danych i zabezpieczeniu ich przed utratą;
d) dostarczaniu Usługobiorcy dodatkowych narzędzi w celu umożliwienia korzystania z Usług zgodnie z przeznaczeniem oraz w celu zapewnienia prawidłowości świadczenia Usług.

4. Rozpoczęcie świadczenia Usług następuje po uzyskaniu od Usługobiorcy niezbędnych informacji, o których mowa w § 5 ust. 5 niniejszego Regulaminu oraz po uiszczeniu przez Usługobiorcę pierwszej Opłaty abonamentowej.
5. Dostępne Pakiety Usług, wraz ze wskazaniem związanych z nimi opłat, można znaleźć na stronie internetowej www.mentzen.pl oraz w Cenniku.
6. Usługi będą świadczone przez Usługodawcę na podstawie Dokumentów księgowych oraz kadrowo-płacowych, przekazanych przez Usługobiorcę, w sposób określony w § 7 niniejszego Regulaminu.
7. Usługobiorca może, za zgodą Usługodawcy, zlecić Usługodawcy wykonanie dodatkowych czynności, nieobjętych zakresem Usług. Warunki wykonania takich dodatkowych czynności ustalane są każdorazowo indywidualnie.

§ 5
ZASADY KORZYSTANIA Z USŁUG

1. Korzystanie z Usług wymaga od Usługobiorcy dokonania akceptacji warunków Regulaminu oraz Polityki prywatności, co jest równoznaczne z zawarciem Umowy, bez konieczności sporządzenia odrębnej umowy.
2. W celu uzyskania możliwości korzystania z Usług, dane Usługobiorcy muszą zostać wprowadzane w trakcie procesu zakupu odpowiedniego Pakietu Usług, poprzez wypełnienie elektronicznego formularza, dostępnego na stronie internetowej www.mentzen.pl.
3. W celu dokonania wyboru odpowiedniego Pakietu Usług, przed wypełnieniem elektronicznego formularza, Usługobiorca zobowiązany jest do przekazania Usługodawcy następujących informacji dotyczących Usługobiorcy:

a) wskazanie formy prowadzenia księgowości;

a w zależności od wyboru informacji wskazanej w punkcie a), wskazanie:

i. formy prowadzenia działalności;
ii. informacji o byciu płatnikiem podatku VAT;

b) wskazanie średniomiesięcznej liczby faktur VAT;
c) wskazanie, czy Usługobiorca korzysta z dotacji i dofinansowań;
d) wskazanie branży, w której Usługobiorca prowadzi swoją działalność.

4. Po podaniu przez Usługobiorcę danych, o których mowa w ust. 3, Usługobiorcy zostanie zaproponowany Pakiet Usług, który w oparciu o udostępnione przez niego informacje zostanie uznany za odpowiedni dla jego potrzeb.
5. Najpóźniej w momencie zakupu wybranego Pakietu Usług, Usługobiorca zobowiązany jest do przekazania Usługodawcy następujących danych dotyczących Usługobiorcy:

a) nazwa Usługobiorcy;
b) dane adresowe siedziby Usługobiorcy;
c) Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP);
d) adres e-mail;
e) numer telefonu;
f) numer karty kredytowej lub debetowej;
g) imienia i nazwiska.

Dane te umożliwią Usługodawcy zweryfikowanie posiadania przez Usługobiorcę prawa do korzystania z Usług oraz umożliwią Usługodawcy świadczenie Usług.
6. Po zakupie wybranego Pakietu Usług, Usługobiorca, w ciągu dwóch dni roboczych, otrzyma na adres e-mail, o którym mowa ust. 5 lit. d) wiadomość mailową, zawierającą formularz ankiety pierwszego kontaktu. Wypełnienie i odesłanie przez Usługobiorcę ww. formularza z informacjami dotyczącymi sytuacji księgowej oraz kadrowo-płacowej Usługobiorcy, jest niezbędne do prawidłowego świadczenia Usług.
7. Korzystanie z Usług wymaga od Usługobiorcy:

a) posiadania urządzenia oraz oprogramowania, pozwalających na przeglądanie stron internetowych;
b) posiadania dostępu do Internetu;
c) poprawnie skonfigurowanej i zaktualizowanej przeglądarki internetowej;
d) posiadania poprawnie skonfigurowanego konta mailowego;
e) założenia konta w udostępnionym przez Usługodawcę systemie do rezerwacji Calendesk;
f) przekazania informacji, w tym dokumentów niezbędnych do prawidłowego wykonania przez Usługodawcę Usług;
g) poprawnie zainstalowanych programów umożliwiających odczytywanie plików w formatach PDF, DOC, DOCX i XML;
h) włączonej obsługi plików Cookie i JavaScript.

8. Usługodawca nie pokrywa kosztów połączenia urządzeń Usługobiorcy z Internetem oraz korzystania przez Usługobiorcę z programów, o których mowa w ust. 7, a także kosztów związanych ze składaniem wniosków, zapytań, skarg i innych pism do organów administracji publicznej oraz sądów. Powyższe dotyczy również kosztów dojazdu związanego ze świadczeniem Usług na rzecz Usługobiorcy. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której Usługobiorca udzieli pracownikom lub współpracownikom Usługodawcy pełnomocnictwa lub pełnomocnictw do reprezentowania go przed organami administracji publicznej.
9. Usługodawca nie bierze odpowiedzialności za utrudnienia w korzystaniu z Usług świadczonych przez Usługodawcę, wynikające z problemów ze sprzętem lub łączem internetowym Usługobiorcy.
10. Usługobiorca może korzystać z Usług tylko w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa, a nadto akceptuje korzystanie z Usług wyłącznie w takim zakresie, jaki wynika z wybranego dla jego działalności, którą prowadzi w dniu zawarcia Umowy, Pakietu Usług.
11. Usługodawca uprawniony jest do odmowy realizacji Usług w przypadku stwierdzenia wystąpienia konfliktu interesów pomiędzy Usługobiorcą a Usługodawcą lub pomiędzy Usługobiorcą a podmiotem, który jest klientem Usługodawcy.
12. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy świadczenia Usług oraz likwidacji konta Usługobiorcy w Panelu Użytkownika w przypadku złamania prawa lub postanowień niniejszego Regulaminu, w szczególności, gdy Usługobiorca w ramach Pakietu Usług oczekuje realizacji Usługi zakresem nieodpowiadającej wybranemu dla jego działalności Pakietowi Usług, którą prowadził w dniu zawarcia Umowy.
13. Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowych przerw lub utrudnień w dostępie do Usług, np. ze względu na prowadzone prace konserwacyjne, w tym związane z udoskonalaniem świadczenia Usług. Usługodawca jednocześnie zobowiązuje się informować o planowanych przerwach lub utrudnieniach drogą korespondencji e-mail na adres e-mail, o którym mowa w § 5 ust. 5 lit. d).
14. Po dokonaniu przez Usługobiorcę zakupu Pakietu Usług, Usługodawca niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu dwóch dni roboczych, prześle Usługobiorcy na adres e-mail Usługobiorcy, o którym mowa w § 5 ust. 5 lit. d) potwierdzenie zawarcia Umowy, wraz ze szczegółowym zakresem zakupionego Pakietu Usług, Regulaminem, a po pozytywnej autoryzacji płatności, również link do pobrania faktury VAT w formie elektronicznej lub plik zawierający fakturę.
15. Usługodawca, na wniosek Usługobiorcy, umożliwia zmianę zakresu Usług w każdym czasie, z zastrzeżeniem, że w przypadku wystąpienia okoliczności uzasadniających wybór Pakietu Usług uwzględniającego:

a) większą średniomiesięczną liczbę faktur VAT;
b) inną formę prowadzenia księgowości;
c) rozliczanie dotacji i innych dofinansowań;

Usługobiorca jest zobowiązany poinformować o tym Usługodawcę w celu dokonania zmiany Pakietu Usług. Zmiana zakresu Usług polegająca na ograniczeniu zakresu świadczenia Usługi nie powoduje po stronie Usługodawcy obowiązku zwrotu zapłaconego przez Usługobiorcę wynagrodzenia w jakiejkolwiek części.
16. Zlecenie wykonania Usługi Wideoporady, dostępnej w wybranych Pakietach Usług, odbywa się drogą elektroniczną, poprzez wypełnienie formularza kontaktowego i wybranie terminu w terminarzu zamieszczonym w Panelu Użytkownika.
17. Usługobiorca powinien dostarczyć wszelkie dokumenty oraz odpowiedzieć na wszelkie pytania Usługodawcy zmierzające do ustalenia stanu faktycznego sprawy i mające istotne znaczenie dla świadczenia Usług. Za czas umożliwiający prawidłową realizację usługi związanej w szczególności z przygotowaniem terminowego pisma, deklaracji lub innego dokumentu należy rozumieć przynajmniej 7-dniowe wyprzedzenie.
18. W przypadku, gdy Usługobiorca odmawia przesłania dokumentów lub odpowiedzi na pytania Usługodawcy, uniemożliwiając tym samym ustalenie w sposób wyczerpujący stanu faktycznego i prawidłowe świadczenie Usług, Usługodawca może odmówić realizacji danej usługi wchodzącej w zakres świadczonych Usług.
19. Komunikacja z Usługodawcą odbywa się drogą mailową lub telefonicznie. Dane kontaktowe księgowego, przydzielonego do świadczenia Usług, zostaną przekazane Usługobiorcy mailowo.
20. Usługodawcy przysługuje prawo do kontaktu w formie telefonicznej lub mailowej w celu uzupełnienia opisu stanu faktycznego lub ustalenia indywidualnego terminu wykonania Usług.
21. Dokumenty wymieniane między Usługodawcą, a Usługobiorcą w ramach świadczenia Usług będą przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail, o którym mowa w § 5 ust. 5 lit. d) oraz adres e-mail wskazany przez Usługodawcę.
22. W przypadku korzystania z Usług za pośrednictwem poczty elektronicznej, kontakt z Usługodawcą musi nastąpić z adresu e-mail Usługobiorcy, o którym mowa w § 5 ust. 5 lit. d). Jeżeli kontakt nastąpi z innego adresu e-mail, Usługi nie będą świadczone.
23. Usługi będą realizowane w terminie uzgodnionym z Usługodawcą.
24. Strony zobowiązane są do zachowania poufności w zakresie przebiegu współpracy, w szczególności w zakresie informacji lub materiałów odnoszących się do działalności Usługodawcy lub Usługobiorcy oraz podmiotów z nimi współpracujących, które to informacje lub materiały przekazywane są w związku z wykonywaniem Umowy, w szczególności, choć nie wyłącznie – w formie ustnej, pisemnej, w formie zapisu cyfrowego, a także informacji uzyskanych drogą obserwacji w czasie wizyt na terenie miejsc wykonywania działalności przez Usługodawcę, nawet jeżeli przed ich przekazaniem nie zastrzeżono wyraźnie, że są one informacjami poufnymi w rozumieniu powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
25. Naruszenie obowiązku, o którym mowa w ust. 24 przez którąkolwiek ze Stron wiąże się z koniecznością zapłaty kary umownej w wysokości 10.000 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych) płatnej w terminie 7 dni od dnia doręczania wezwania do zapłaty przez Stronę dotkniętą naruszeniem. Powyższe zastrzeżenie kary umownej nie wyłącza możliwości ubiegania się przez Stronę dotkniętą naruszeniem o odszkodowanie w części przewyższającej wysokość zastrzeżonych kar umownych na drodze postępowania sądowego, na warunkach określonych w Kodeksie cywilnym.

§ 6
INDYWIDUALNA OFERTA

W przypadkach, gdy po udostępnieniu danych, o których mowa w § 5 ust. 3 niniejszej Umowy, Usługobiorcy zostanie wskazany Pakiet Usług, którego zakres nie będzie w danym przypadku wystarczającym, Usługobiorca może zwrócić się do Usługodawcy, za pomocą adresu e-mail: [email protected], z wnioskiem o dokonanie indywidualnej wyceny. Również Usługodawca, po uzyskaniu informacji o działalności Usługobiorcy, może przedstawić Usługodawcy indywidualną wycenę, odpowiadającą potrzebom Usługobiorcy oraz nakładowi pracy po stronie Usługodawcy.

§ 7
PEŁNOMOCNICTWA

1. Usługobiorca – w drodze pełnomocnictwa – może upoważnić wskazanego przez siebie pracownika Usługodawcy do działania w jego imieniu, w określonym lub pełnym zakresie, w sprawach bezpośrednio związanych z wykonywanymi Usługami. Każdorazowo takie upoważnienie wymaga uzyskania zgody Usługodawcy.
2. Usługodawca nie jest uprawniony do podpisywania informacji, sprawozdań, deklaracji i zeznań podatkowych sporządzanych na rzecz Usługobiorcy, w jego imieniu, za wyjątkiem sytuacji, w której Usługobiorca udzieli Usługodawcy stosownego pełnomocnictwa.

§ 8
OBOWIĄZKI USŁUGOBIORCY

1. Korzystając z Usług, niezależnie od wybranego Pakietu Usług, Usługobiorca zobowiązany jest do dostarczania dokumentów księgowych oraz kadrowo-płacowych i innych dokumentów:

a) sklasyfikowanych według rodzaju;
b) kompletnych;
c) spełniających wymogi prawa co do formy i czytelności;
d) właściwie opisanych, tzn. zawierających adnotacje jasno oddające charakter i rodzaj dokonanej operacji gospodarczej;
e) w formacie PDF lub w formie czytelnego skanu.

Jednocześnie Usługobiorca jest zobowiązany do dostarczania Usługodawcy wyłącznie takich dokumentów księgowych oraz kadrowo-płacowych i innych dokumentów, których oryginały Usługobiorca posiada, w formie oraz o treści zgodnej z takim oryginałem. Niedochowanie przez Usługobiorcę powyższych obowiązków jest równoznaczne z zaakceptowaniem, że Usługodawca może odmówić świadczenia Usług na podstawie dokumentów niespełniających ww. wymogów.
2. Usługobiorca, niezależnie od wybranego Pakietu Usług, jest zobowiązany do udostępniania dokumentów niezbędnych do prawidłowej oceny dokumentów podatkowych takich jak: umowy, porozumienia, decyzje itp. oraz do bezzwłocznego informowania o wszystkich zmianach i warunkach wpływających na wielkość i prawidłowość wyliczenia zobowiązania podatkowego.
3. Usługobiorca ma obowiązek przekazywać dokumenty w ustalonych terminach, tj.:

a) w przypadku usług finansowo-księgowych: do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dane zdarzenie podlegające udokumentowaniu oraz rozliczeniu;
b) w przypadku usług kadrowo-płacowych:

 do 28. dnia danego miesiąca: dostarczenie ewidencji czasu pracy/wniosków/zawiadomień o chorobie/innych istotnych informacji mających wpływ na wysokość wynagrodzenia, jeśli wynagrodzenia wypłacane są do 30. dnia każdego miesiąca;
 do 4. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dane zdarzenie podlegające udokumentowaniu: dostarczenie ewidencji czasu pracy/wniosków/zawiadomień o chorobie/innych istotnych informacji mających wpływ na wysokość wynagrodzenia, jeśli wynagrodzenia wypłacane są do 10. dnia każdego miesiąca;
 w ciągu 5 dni od dnia zaistnienia danych okoliczności: w przypadku wszelkich zdarzeń, których wystąpienie powinno być zgłoszone osobie wyznaczonej do świadczenia usług kadrowo-płacowych, np. w przypadku zawarcia umowy czy też rozwiązania bądź wypowiedzenia umowy.

4. W przypadku usług finansowo-księgowych, Usługobiorca jest również zobowiązany do dostarczania w ww. terminach:

a) pliku JPK sprzedaży;
b) pliku MT940 z banku.

Brak wskazanych plików skutkować będzie naliczaniem dodatkowych opłat, zgodnych z cennikiem usług dodatkowych.
5. Usługobiorca jest zobowiązany do niezwłocznego informowania Usługodawcy o niezapłaceniu faktur kosztowych w ciągu 90 dni od momentu przekroczenia terminu płatności. Wynika to z faktu, że wydatki poniesione na podstawie takich faktur nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, w związku z czym na Usługobiorcy ciąży obowiązek poinformowania Usługodawcy o ewentualnych opóźnieniach w płatnościach. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że przekroczenie terminu płatności o 90 dni spowoduje skorygowanie kosztów podatkowych.
6. Usługobiorca jest zobowiązany do niezwłocznego informowania Usługodawcy o nieopłaceniu faktur kosztowych w ciągu 150 dni od momentu przekroczenia terminu płatności. Wynika to z faktu, że wydatki poniesione na podstawie takich faktur nie podlegają odliczeniu VAT, w związku z czym na Usługobiorcy ciąży obowiązek poinformowania Usługodawcy o ewentualnych opóźnieniach w płatnościach. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że przekroczenie terminu płatności faktury kosztowej o więcej niż 150 dni spowoduje obowiązek skorygowania VAT naliczonego.
7. Usługobiorca obowiązany jest do korzystania ze strony internetowej Usługodawcy i udostępnionych Usług, w sposób zgodny z prawem, z poszanowaniem dóbr osobistych oraz praw autorskich i własności intelektualnej Usługodawcy oraz osób trzecich.
8. Usługobiorca zobowiązany jest do powstrzymywania się od:

a) nadużywania środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poprzez spowodowanie zachwiania pracy lub przeciążenie Systemów teleinformatycznych Usługodawcy lub innych podmiotów biorących bezpośredni lub pośredni udział w świadczeniu usług drogą elektroniczną;
b) działań mających na celu testowanie możliwości przełamania lub ominięcia zabezpieczeń Systemów teleinformatycznych Usługodawcy, a także wszelkich innych działań, które prowadzą do uzyskania nieuprawnionego dostępu do całości lub części Systemów teleinformatycznych Usługodawcy;
c) korzystania z Usług świadczonych przez Usługodawcę w sposób sprzeczny z powszechnie obowiązującym prawem, dobrymi obyczajami lub uzasadnionymi interesami Usługodawcy,
d) udostępniania danych do logowania do Usług świadczonych przez Usługodawcę osobom nieuprawnionym;
e) dostarczania przez lub do Systemów teleinformatycznych Usługodawcy, lub udostępnianych przez Usługodawcę, treści, które naruszają dobra osób trzecich, ogólnie przyjęte normy społeczne lub są niezgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, bądź ich wprowadzanie lub rozpowszechnianie poprzez Systemy teleinformatyczne Usługodawcy stanowi naruszenie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

9. Usługobiorca zobowiązuje się do zwolnienia Usługodawcy z jakichkolwiek kosztów bądź odpowiedzialności, związanych z treścią dostarczaną przez Usługobiorcę do lub przez Systemy teleinformatyczne Usługodawcy lub udostępniane przez Usługodawcę z naruszeniem ust. 8 pkt e) powyżej, w szczególności w przypadku roszczeń wysuwanych wobec Usługodawcy przez osoby trzecie.
10. Usługodawca nie udziela odpowiedzi na pytania obraźliwe lub naruszające dobra osobiste osób trzecich, albo w inny sposób bezprawne, a także może odmówić dalszego świadczenia Usług w sytuacji, gdy Usługobiorca zachowuje się w stosunku do pracowników i osób współpracujących z Usługodawcą w sposób obraźliwy, agresywny lub w inny sposób naruszający ich dobra osobiste.

§ 9
PRZEKAZYWANIE DOKUMENTÓW I MIEJSCE ICH PRZECHOWYWANIA

1. Usługobiorca jest uprawniony do przekazywania Usługodawcy dokumentów drogą:

a) pocztową / kurierską – poprzez przesyłkę na koszt Usługobiorcy;
b) elektroniczną – poprzez System teleinformatyczny lub drogą mailową.

2. Za datę wpływu dokumentów, niezależnie od wybranego sposobu przesyłki, przyjmuje się datę otrzymania – odpowiednio – przesyłki pocztowej / kurierskiej lub wiadomości mailowej – przez Usługodawcę.
3. Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej oraz kadrowo-płacowej jest:

a) siedziba Usługodawcy – jeżeli Usługobiorca przekazuje Usługodawcy oryginały dokumentów;
b) siedziba Usługobiorcy – jeżeli Usługobiorca przekazuje Usługodawcy wyłącznie kopie lub skany dokumentów.

4. W sytuacji, gdy miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest siedziba Usługodawcy, Usługobiorca jest zobowiązany poinformować o tym właściwy urząd skarbowy.

§ 10
WYPOŻYCZENIE DOKUMENTACJI PODATKOWEJ

1. Jeśli miejscem przechowywania dokumentacji jest siedziba Usługodawcy, jest on zobowiązany do wydawania Usługobiorcy, na każde jego żądanie, przechowywanych dokumentów, także w trakcie roku obrachunkowego (podatkowego), za odpowiednim pokwitowaniem, dostosowanym do rodzaju wydanych dokumentów.
2. W okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Usługodawcy, Usługodawca jest zwolniony z obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu, dla wykonywania których niezbędny jest dostęp do dokumentów wydanych Usługobiorcy. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość wpisów dokonanych w tym okresie jak również za ewentualne nieprawidłowości wpisów i dokumentów, o ile bezpośrednią lub pośrednią przyczyną tych nieprawidłowości były wpisy dokonane przez inne osoby w okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Usługodawcy.
3. W przypadku, gdy uzasadnia to nakład pracy związany z wydaniem dokumentów i ich ponownym przyjęciem przez Usługodawcę, może on obciążyć Usługobiorcę dodatkową opłatą za te czynności, w szczególności kosztami związanymi z wysyłką dokumentów oraz sporządzeniem ich kopii oraz odpisów w formie papierowej.
4. Usługodawca może sporządzić i zachować odpisy lub kopie wypożyczonych Usługobiorcy dokumentów.

§ 11
PŁATNOŚCI

1. Usługobiorca, w celu dokonania zakupu Pakietu Usług, powinien stosować się do komunikatów oraz wskazówek widocznych na stronie internetowej www.mentzen.pl w trakcie zamawiania Pakietu Usług.
2. Wynagrodzenie Usługodawcy wskazane w Cenniku określone jest w wartości netto, które następnie zostanie powiększone o wynikający z przepisów prawa należny podatek od towarów i usług (VAT).
3. Płatność ceny dokonywana jest z góry za Okres rozliczeniowy, którego dotyczy.
4. Usługobiorca wybiera jeden z Pakietów Usług określonych w Załączniku nr 1 do Regulaminu właściwy dla swojej działalności. W sytuacji, gdy Usługobiorca dokona wyboru nieodpowiedniego Pakietu Usług księgowych lub kadrowo-płacowych, nieodpowiadającego faktycznym potrzebom Usługobiorcy, a za odpowiedni należałoby uznać Pakiet Usług przewyższający poziom wybranego przez Usługobiorcę Pakietu Usług zgodnie z zestawieniem Pakietów Usług z Załącznika nr 1 do Regulaminu, Usługodawca jest uprawniony do wystawienia oraz przesłania Usługobiorcy faktury VAT korygującej, uwzględniającej kwotę stanowiącą różnicę między ceną Pakietu Usług, który powinien być wybrany przez Usługobiorcę, a Pakietem Usług wybranego przez Usługobiorcę. Faktura VAT, o której mowa w zdaniu poprzednim, wysyłana będzie Usługobiorcy będzie każdorazowo do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym usługa została wykonana. Powyższe nie wyłącza uprawnienia Usługodawcy określonego w § 13 ust. 6 lit. c) niniejszego Regulaminu.
5. Umowy, w przypadku wybrania danego Pakietu Usług, zawierane są w formie subskrypcji na czas oznaczony:
a) 1 miesiąca albo
b) 1 roku.
6. Świadczenie usług w ramach Pakietu Usług rozpoczyna się natychmiast po przetworzeniu początkowej płatności.
7. Usługobiorca upoważnia Usługodawcę do zapisania metod płatności i comiesięcznego automatycznego pobierania opłat z ich użyciem tak długo, dopóki Usługobiorca nie anuluje subskrypcji.
8. Subskrypcja, bez względu na to jaki Pakiet Usług został wybrany przez Usługobiorcę, jest automatycznie odnawiana.
9. Usługodawca za pośrednictwem podmiotu świadczącego obsługę płatności online będzie:
a) co miesiąc – w przypadku subskrypcji, o której mowa w ust. 5 lit. a);
b) co rok – w przypadku subskrypcji, o której mowa w ust. 5 lit. b)
automatycznie obciążał kartę kredytową lub debetową Usługobiorcy i pobierał kwotę odpowiadającą obowiązującemu w danym momencie Cennikowi za Pakiet Usług przez cały okres obowiązywania Umowy do czasu jej rozwiązania przez Usługobiorcę, zgodnie z postanowieniami § 13.
10. Usługodawca ma prawo dokonać zmiany Cennika w ramach danego Pakietu Usług, informując Usługobiorcę o takiej zmianie drogą mailową, wysyłając wiadomość na adres e-mail, o którym mowa w § 5 ust. 5 lit. d). W takim przypadku Usługobiorca będzie mieć możliwość anulowania subskrypcji, zgodnie z postanowieniami § 13.
11. Usługodawca zastrzega sobie prawo przedstawienia indywidualnej oferty cenowej dla wybranych Usługobiorców.
12. Płatność wynagrodzenia za Pakiet Usług w każdym miesiącu trwania subskrypcji odbywa się za pośrednictwem systemu obsługi płatności Stripe.
13. Za dokonanie zapłaty ceny uważa się moment uznania rachunku bankowego wskazanego przez Usługodawcę.
14. Usługodawca zastrzega sobie prawo wypowiedzenia niniejszej umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia (anulowanie subskrypcji przez Usługodawcę) w przypadku podjęcia jednej nieudanej próby pobrania zautomatyzowanej opłaty, o której mowa w ust. 9. Wypowiedzenie to będzie wiązało się z zaprzestaniem świadczenia usług ze strony Usługodawcy na rzecz Usługobiorcy.
15. Usługobiorca wyraża zgodę na przesyłanie faktur VAT w formacie PDF, drogą elektroniczną na podany przez niego adres e-mail, o którym mowa w § 5 ust. 5 lit. d).

§ 12
ODPOWIEDZIALNOŚĆ USŁUGODAWCY

1. Usługodawca nie odpowiada za szkody powstałe po stronie Usługobiorcy lub osób trzecich w związku ze świadczeniem Usług. Wszelka odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu świadczonych Usług, poza wyjątkami wskazanymi w niniejszym paragrafie, jest wyłączona.
2. Jeżeli Usługi nie będą wykonane lub będą nienależycie wykonane z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, jak również w sytuacji, w której świadczenie usług przez Usługodawcę zostało wstrzymane ze względu na nieuiszczenie należnego Usługodawcy wynagrodzenia przez Usługobiorcę, Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za powstałe szkody.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane korzystaniem przez Usługobiorcę z Usług w sposób sprzeczny z powszechnie obowiązującym prawem, dobrymi obyczajami bądź w inny sposób niezgodny z niniejszym Regulaminem lub Polityką Prywatności.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane korzystaniem z Usług przez osobę nieuprawnioną, która na skutek zawinionego działania lub zaniechania Usługobiorcy uzyskała dostęp do Usług świadczonych przez Usługodawcę.
5. Usługodawca nie jest zobowiązany do sprawdzania przekazywanych, przechowywanych lub udostępnianych treści, które zostały wprowadzone przez Usługobiorcę do Systemów teleinformatycznych Usługodawcy lub udostępnianych przez Usługodawcę. W razie pozyskania wiarygodnej informacji bądź urzędowego zawiadomienia o bezprawnym charakterze takiej treści bądź działalności z nią związanej, Usługodawca może usunąć taką treść lub zawiesić dostęp Usługobiorcy do świadczonych Usług. W takim przypadku Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za usunięcie treści, o której mowa w niniejszym ustępie, ani za zawieszenie dostępu do Usług na podstawie niniejszego ustępu.
6. Odsetki karne od niezapłaconych w terminie podatków, powstałe z winy Usługodawcy w wyniku popełnionych błędów rachunkowych lub merytorycznych, refunduje Usługodawca z obowiązkowego ubezpieczenia OC biur rachunkowych.
7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe rozliczenia dotyczące należności publicznoprawnych Usługobiorcy, jeśli Usługobiorca nie przekazuje Usługodawcy niezbędnych dokumentów, z zachowaniem wymogów, o których mowa w § 8 ust. 1 Regulaminu, a także gdy Usługobiorca przekazuje niezbędne dokumenty po upływie terminów wskazanych w § 8 ust. 3 Regulaminu.

§ 13
WARUNKI ANULOWANIA SUBSKRYPCJI

1. Usługobiorca może anulować subskrypcję, o której mowa w § 11 ust. 5 lit. a) niniejszego Regulaminu w dowolnym momencie ze skutkiem na ostatni dzień przed dniem planowego, automatycznego odnowienia subskrypcji na kolejny miesiąc.
1a. Usługobiorca może zrezygnować z dalszej subskrypcji, o której mowa w § 11 ust. 5 lit. b) niniejszego Regulaminu, zgłaszając przed zakończeniem okresu trwania Umowy, najpóźniej ostatniego dnia takiego okresu, przed pobraniem kolejnej płatności, oświadczenie o rezygnacji z dalszego korzystania z Usług, ze skutkiem na ostatni dzień trwania Umowy.
1b. Usługobiorca, który nie anuluje subskrypcji, o której mowa w § 11 ust. 5 lit. b) niniejszego Regulaminu przed upływem pierwszego okresu rozliczeniowego, z chwilą rozpoczęcia kolejnego okresu rozliczeniowego uzyskuje prawo do wypowiedzenia Umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. W takim przypadku Usługobiorca może anulować subskrypcję składając wypowiedzenie w formie dokumentowej, wysyłając jego treść na następujący adres mailowy Usługodawcy: [email protected].
1c. W przypadku anulowania subskrypcji, o którym mowa w ust. 1b powyżej tj. po rozpoczęciu kolejnego okresu rozliczeniowego, Usługobiorcy zostanie zwrócona kwota wynagrodzenia Usługodawcy, odpowiadająca proporcjonalnie okresowi, w którym Usługobiorca nie będzie już korzystał z subskrypcji. Kwota podlegająca zwrotowi wyliczana będzie w następujący sposób:
a) wynagrodzenie przysługujące Usługodawcy za cały okres rozliczeniowy zostanie podzielone przez 12, tj. liczbę miesięcy występujących w okresie rozliczeniowym;
b) od liczby miesięcy występujących w okresie rozliczeniowym, odjęta zostanie liczba miesięcy korzystania przez Usługobiorcę z subskrypcji, z uwzględnieniem okresu wypowiedzenia;
c) ostateczna kwota zwrotu odpowiadać będzie iloczynowi wyników, o których mowa w lit. a) oraz w lit. b).

2. Anulowania subskrypcji Usługobiorca dokonuje samodzielnie po zalogowaniu na konto Klienta.
3. W przypadku anulowania subskrypcji, od Usługobiorcy nie będą pobierane opłaty za kolejne miesiące, w których Usługa nie będzie dłużej świadczona.
4. W przypadku anulowania subskrypcji przez Usługobiorcę, Usługodawca jest zobowiązany, za wyjątkiem usług dodatkowych, do wykonania Usług obejmujących swoim zakresem wyłącznie okres do dnia zakończenia czasu trwania Umowy.
5. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę dotyczącą subskrypcji, o której mowa jest w § 11 ust. 5 lit. a) z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącym 1 okres rozliczeniowy, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.
5a. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę dotyczącą subskrypcji, o której mowa jest w § 11 ust. 5 lit. b) z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, którego skutek przypada na dzień następnego miesiąca kalendarzowego, odpowiadającego dacie, w której zostało złożone wypowiedzenie, w przypadkach określonych w niniejszym Regulaminie.
6. Usługodawca jest uprawniony do anulowania subskrypcji, skutkującej wypowiedzeniem Umowy, ze skutkiem na koniec miesiąca rozliczeniowego, w następujących przypadkach:

a) gdy Usługobiorca uporczywie nie przekazuje Usługodawcy dokumentów i informacji niezbędnych do prawidłowego świadczenia Usług lub uporczywie nie przekazuje ich w terminach wskazanych w niniejszym Regulaminie;
b) gdy Usługobiorca przekazuje Usługodawcy dokumenty i informacje niezgodne ze stanem faktycznym;
c) gdy Usługobiorca, mimo zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę wybranego Pakietu Usług oraz wezwania do tego przez Usługodawcę, nie dokonuje takiej zmiany;
d) gdy Usługobiorca narusza którykolwiek z obowiązków wskazanych w § 8 ust. 8 niniejszego Regulaminu;
e) we wszystkich przypadkach, w których niniejszy Regulamin wskazuje na możliwość anulowania subskrypcji przez Usługodawcę.

§ 14
PRAWO PRZEDSIĘBIORCY – KONSUMENTA DO ODSTĄPIENIA OD UMOWY

1. Postanowienia niniejszego paragrafu dotyczą wyłącznie uprawnień Przedsiębiorcy – Konsumenta.
2. Przedsiębiorca – Konsument może odstąpić od Umowy, bez podania przyczyn, w terminie 14 dni od dnia zawarcia Umowy, z zastrzeżeniem ust. 3 niniejszego paragrafu.
3. W przypadku wyrażenia przez Usługodawcę zgody na rozpoczęcie świadczenia Usług przed upływem 14-dniowego terminu do odstąpienia od Umowy, Usługobiorca traci prawo odstąpienia od Umowy.
4. Usługodawca zapewnia możliwości złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy drogą elektroniczną na adres: [email protected].
5. Do zachowania 14-dniowego terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
6. W razie odstąpienia od Umowy, Usługodawca ma obowiązek, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia otrzymana oświadczenia o odstąpieniu od Umowy, zwrócić Usługobiorcy wszystkie dokonane przez niego płatności.
7. Usługodawca dokonuje zwrotu płatności przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Przedsiębiorca – Konsument, chyba że Przedsiębiorca – Konsument wyraźnie zgodził się na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niego z żadnymi kosztami.

§ 15
REKLAMACJE

1. Reklamacje związane ze świadczeniem Usług przez Usługodawcę można składać wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres e-mail: [email protected].
2. Usługobiorca w opisie reklamacji zobowiązany jest podać:

a) informacje i okoliczności dotyczące przedmiotu reklamacji, w szczególności rodzaj i datę wystąpienia nieprawidłowości;
b) żądanie Usługobiorcy;
c) dane kontaktowe składającego reklamację.

3. Odpowiedź na reklamację jest wysyłana na adres e-mail podany przez Usługobiorcę, o którym mowa w § 5 ust. 5 lit. d).
4. Usługodawca rozpatruje reklamacje niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni, licząc od dnia jej wniesienia. Jeśli reklamacja w tym czasie nie może zostać rozpatrzona, Usługodawca w tym terminie powiadamia reklamującego o przyczynach opóźnienia, a także przewidywanym, niezbędnym terminie rozpatrzenia reklamacji.

§ 16
ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych jest Usługodawca.
2. Informacje na temat przetwarzania danych osobowych są udostępnione na stronie internetowej www.mentzen.pl, w zakładce Polityka Prywatności.
3. W przypadku wyrażenia przez Usługobiorcę zgody, Usługodawca może przetwarzać dane osobowe w celu rozwoju nowych produktów w zakresie świadczenia usług w ramach prowadzonej przez Administratora działalności gospodarczej, w szczególności w celu tworzenia nowych produktów.
4. Przesyłanie do Usługobiorcy informacji handlowej lub newslettera drogą elektroniczną na adres email, o którym mowa w § 5 ust. 5 lit. d) jest możliwe po wyrażeniu przez Usługobiorcę odrębnej zgody.

§ 17
PRZERWY W ŚWIADCZENIU USŁUG

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do prowadzenia niezbędnych prac konserwacyjnych Systemu teleinformatycznego, mogących powodować tymczasowe utrudnienia lub uniemożliwienie Usługobiorcom korzystanie z Usług.
2. W przypadkach szczególnych, mających wpływ na bezpieczeństwo lub stabilność Systemu teleinformatycznego, Usługodawca ma prawo do czasowego zaprzestania lub ograniczenia świadczenia Usług, bez wcześniejszego powiadomienia, i przeprowadzenia prac konserwacyjnych mających na celu przywrócenie bezpieczeństwa oraz stabilności Systemu teleinformatycznego.
3. Usługodawca zastrzega dla siebie prawo zawieszenia świadczenia Usług na rzecz Usługobiorcy do czasu zapłaty przez Usługobiorcę wszelkich wymagalnych należności, z zastrzeżeniem postanowienia § 13 ust. 6 niniejszego Regulaminu.

§ 18
POSTANOWIENIA PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

1. Usługobiorcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień Regulaminu od chwili rozpoczęcia korzystania z Usług.
2. W sytuacji, gdy Usługobiorcę przed wykupieniem Pakietu Usług łączyła z Usługodawcą umowa o świadczenie usług księgowych, Strony uznają, że wykupienie przez Usługobiorcę Pakietu Usług jest jednoznaczne z rozwiązaniem ww. umowy za porozumieniem Stron. Takie rozwiązanie następuje ze skutkiem na dzień wykupienia Pakietu Usług.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.
4. Usługodawca zastrzega możliwość zmiany funkcjonalności Serwisu w każdym czasie, przy czym zmiany te nie stanowią zmiany Regulaminu.
5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian Regulaminu z ważnych przyczyn, to jest w szczególności zmiany przepisów prawa w zakresie, w jakim te zmiany wpływają na realizację postanowień niniejszego Regulaminu, informując o tym Usługobiorcę drogą mailową, wysyłając wiadomość mailową na adres e-mail, o którym mowa w § 5 ust. 5 lit. d). Zmiany te obowiązują od chwili udostępnienia nowej wersji Regulaminu w Serwisie.
6. Niniejszy Regulamin jest udostępniany Usługobiorcom nieodpłatnie, za pośrednictwem strony internetowej dostępnej pod adresem www.mentzen.pl, w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie oraz wydrukowanie.