Kto zobligowany jest do prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów, a kto może zostać zwolniony z tego obowiązku?
Do prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów zobowiązani są podatnicy, którzy są osobami fizycznymi i osiągają dochody z pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanych na zasadach ogólnych lub na podatku liniowym. Takie rozwiązanie dotyczy również spółek jawnych i cywilnych oraz spółek partnerskich. Głównym warunkiem staje się nie przekroczenie obrotów w wysokości 2 000 000 euro netto.
Przychody i koszty w KPiR
Przychody z działalności gospodarczej zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych powstają w dniu zbycia rzeczy oraz prawa majątkowego lub wykonania usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury lub uregulowania należności. Co do zasady, faktury należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Natomiast jeżeli data sprzedaży będzie następowała wcześniej niż data wystawienia faktury, to przychody powinny zostać zaksięgowane zgodnie z datą sprzedaży.
W odniesieniu do kosztów uzyskania przychodu, które stają się najbardziej interesującą częścią dla przedsiębiorców, należy podkreślić, że kwalifikuje się je w KPiR na podstawie faktur oraz dowodów wewnętrznych. Główną zaletą ich występowania jest możliwość pomniejszenia osiągniętego przychodu, a tym samym zmniejszenie podstawy opodatkowania. Warto zwrócić uwagę, że do kosztów uzyskania przychodów nie należy zaliczać pozycji, które związane są z prywatnymi celami przedsiębiorcy, a jedynie takie, które niezbędne są do osiągnięcia bieżącego jak i przyszłego przychodu. Dodatkowo, istnieją takie wydatki, które należy ujmować je w KPiR zgodnie z ustaloną proporcją. Takie wydatki związane są z eksploatacją samochodu osobowego jak i ciężarowego i ujmuje się je, zgodnie z poniższymi zasadami:
- Eksploatacja samochodu osobowego bez kilometrówki: księgowanie w KPiR 75% (leasing, umowa użyczenia) lub 20% (w przypadku wykorzystywania samochodu spoza działalności gospodarczej) 75 lub 20% KUP oraz 50% VAT – (kwota netto + 50% VAT) * 75%
- Eksploatacja samochodu osobowego wraz z kilometrówką: księgowanie w KPiR 100% KUP oraz 0% VAT, w rejestrze VAT odliczenie 100% VAT
- Eksploatacja samochodu ciężarowego: księgowanie w KPiR 100% KUP oraz 0%VAT, w rejestrze VAT odliczenie 100% VAT
Rozliczanie podatku VAT
Podatek VAT istotnie wpływa na wartość, z jaką ujmuje się wydatek w Księdze Przychodów i Rozchodów, dlatego należy o nim pamiętać, nawet jeśli jesteśmy podatnikiem zwolnionym z VAT. Nieodliczony podatek VAT staje się kosztem w Księdze Przychodów i Rozchodów, a podatnik zwolniony, nie jest zobligowany do prowadzenia rejestru zakupów dla celów VAT. Natomiast sytuacja, w której podatnik jest czynnym płatnikiem VAT, daje możliwość ujmowania wydatków w kwocie netto. Podatek naliczony, który znajduje się na fakturze, podlega w całości odliczeniu, a następnie zostaje ukazany w rejestrze zakupów. Istnieje natomiast kilka odchyleń od tej reguły, odnoszące się przykładowo do wydatków związanych z usługami gastronomicznymi czy hotelarskimi, które w Księdze Przychodów i Rozchodów ujmuje się w kwocie brutto. Zdarza się również, że przy sprzedaży zarówno zwolnionej z VAT jak i ovatowanej, odliczenia od faktur kosztowych dokonujemy według ustalonej proporcji.
Rzetelność oraz niewadliwość KPiR
Księga Przychodów i Rozchodów powinna być sporządzona rzetelnie i niewadliwie. Oznacza to, że wszystkie zapisy operacji gospodarczych odzwierciedlają stan rzeczywisty. Zgodnie z par. 10 ust. 4 Rozporządzenia w sprawie KPiR księgę uznaje się za rzetelną, w poniższych sytuacjach:
1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub
2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji, lub
5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 11 ust. 3.
Z kolei, jeśli mowa o niewadliwość KPiR to zgodnie z tą zasadą, sporządzenie księgi powinno być przeprowadzone w oparciu o przepisy rozporządzenia oraz objaśnienia do wzoru księgi. Częstymi błędami formalnymi stają się takie elementy jak brak chronologii zdarzeń gospodarczych, brak numeracji kart czy niestosowanie ogólno przyjętej uproszczonej formy ewidencji przychodów i kosztów.
Co jeśli Księga Przychodów i Rozchodów prowadzona jest w sposób nieprawidłowy?
Księga Przychodów i Rozchodów, która prowadzona jest w sposób nierzetelny oraz wadliwy, co do zasady nie jest uznawana za dowód ewidencjonowanych dochodów. Wszystkie uchybienia w zakresie nierzetelności księgi, podlegają grzywnie według art. 61 Kodeksu Karnego Skarbowego, która wynosi do 240 stawek dziennych. Jeżeli nieprawidłowości posiadają charakter mniejszej wagi tzn. związane są z jej wadliwością, podatnik podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe w wysokości od 1/10 do 20-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.
Jesteś pewny, że Twoja księgowość prowadzona jest w sposób prawidłowy? Nie chcesz być zaskoczony przy ewentualnej kontroli skarbowej? Skontaktuj się z nami, a my zapewnimy Ci uproszczony lub pełen audyt KPiR!
