To oczywiste, że taki wyjazd firmowy ściśle powiązany jest z konkretnym celem, na przykład udziałem w konferencji naukowej, targach w tematyce branżowej lub spotkaniem z kontrahentem w celu realizacji konkretnego projektu. Zatem osoba podróżująca poniesie dodatkowe koszty, dla których podobnie jak w Polsce, będzie można odliczyć VAT. Nie skorzystają jednak z tej możliwości przedsiębiorcy, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT. Ustawodawca przewidział następujące kategorie wydatków w tym zakresie:
- paliwo
- wynajem środków transportu
- inne niż z punktów 1 i 2 wydatki związane ze środkami transportu
- opłaty drogowe i inne opłaty dla użytkowników dróg
- koszty podróży: opłaty za taksówki, opłaty za transport publiczny
- zakwaterowanie
- żywność, napoje i usługi restauracyjne
- opłata za wstęp na targi i wystawy
- wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i wydatki reprezentacyjne
- inne (narzędzia, części, naprawy, artykuły biurowe)
Które dalej rozwijane są w podkodach. Zatem należy po takiej podróży zebrać dokumentację do poniesionych kosztów, a następnie posegregować według państw, ponieważ z każdego kraju zwrot otrzymuje się oddzielnie.
Lista państw, z których jako przedsiębiorca z siedzibą firmy w Polsce, możemy ubiegać się o zwrot:
– kraje Unii Europejskiej: Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niemcy, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwecja, Węgry, Włochy
– państwa trzecie, poza UE: Islandia, Macedonia, Norwegia, Szwajcaria, Wielka Brytania
Gdy już jesteśmy pewni, że zwrot nam przysługuje, należy złożyć wniosek VAT-REF do urzędu skarbowego, z którym się rozliczamy w Polsce w terminie do 30 września za rok poprzedni. Obecnie jest to możliwe wyłącznie w formie elektronicznej. Urząd przekaże nasz wniosek do naczelnika odpowiedniego urzędu za granicą. Korespondencja oraz wszelkie informacje dotyczące wniosku będą jednak kierowane bezpośrednio do nas lub wskazanego pełnomocnika. Do złożenia dokumentu niezbędne będzie:
- przygotowanie numeru rachunku bankowego, na który ma zostać przekazany zwrot
- przygotowanie skanów faktur lub dokumentów importowych poświadczających poniesione koszty, w celu przygotowania załącznika do wniosku
- wyznaczenia okresu, za który ma zostać przyznany zwrot, który musi być z przedziału od 3 miesięcy do końca roku kalendarzowego (dopuszczalne jest jednak wyznaczenie krótszego okresu, w przypadku ostatnich miesięcy roku)
Cała procedura jednak jest wyjątkowo czasochłonna. W terminie do 4 miesięcy od złożenia otrzymamy informację od państwa zwrotu o: przyjęciu, odrzuceniu lub konieczności przesłania dodatkowych informacji. W razie przyjęcia zwrot realizowany jest w terminie 10 dni roboczych. W razie konieczności przesłania dodatkowych informacji poczekamy dodatkowe 2 miesiące, lecz łączna długość rozpatrywania po ich otrzymaniu nie może przekroczyć maksymalnie 8 miesięcy (przy kolejnych próbach).
W dużym skrócie, na zagraniczny zwrot VAT za przykładowo okres od stycznia do marca, możemy oczekiwać nawet ponad 2 lata. Rzecz jasna, jest możliwość korygowania wniosku, odwoływania się do decyzji. Jednak by usprawnić cały ten proces warto podać we wniosku adres mailowy, z którego często korzystamy.
