Dlaczego? Wyjaśniamy krok po kroku.
Czym jest KSeF?
KSeF to system teleinformatyczny przygotowany przez Ministerstwo Finansów, który służy do:
- wystawiania,
- przesyłania,
- odbierania,
- oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Jego głównym celem jest cyfryzacja procesów fakturowania i księgowania oraz ujednolicenie obiegu dokumentów w obrocie gospodarczym.
Warto podkreślić jedno:
KSeF nie zastępuje programów finansowo-księgowych i sam w sobie nie jest klasycznym „programem do wystawiania faktur”.
Jak będzie można korzystać z KSeF?
Korzystanie z systemu będzie możliwe na dwa sposoby:
1. Przez programy finansowo-księgowe
Pod warunkiem, że są one zintegrowane z KSeF przez API – większość popularnych systemów już nad tym pracuje lub ma to wdrożone.
2. Przez bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów
- Aplikacja Podatnika KSeF (online) – umożliwia m.in. zarządzanie uprawnieniami, tokenami, podgląd faktur oraz pobieranie UPO.
- Aplikacja Mobilna KSeF – pozwala na szybkie wystawianie i odbieranie faktur z poziomu smartfona, a także tworzenie wersji roboczych dokumentów.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Zgodnie z ustawą o VAT, faktura ustrukturyzowana to faktura:
- wystawiona przy użyciu KSeF,
- posiadająca unikalny numer identyfikujący ją w systemie,
- istniejąca wyłącznie w postaci elektronicznej, zgodnej z określonym wzorem.
Co to oznacza w praktyce?
Fakturą jest wyłącznie zapis w KSeF.
PDF, wydruk czy e-mail to jedynie wizualizacja, a nie sama faktura.
Dodatkowo:
- wysłanie faktury do KSeF = jej doręczenie nabywcy,
- brak wysłania faktury do KSeF oznacza, że faktura nie została wystawiona a tym samym niedoręczona
Od kiedy i kogo dotyczy obowiązkowy KSeF?
Obowiązek wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych obejmie wszystkich podatników VAT, w tym również tych zwolnionych z VAT.
Wdrożenie KSeF zostało podzielone na trzy etapy:
🔹 1. Od 1 lutego 2026 r.
Obowiązek dotyczy tzw. dużych podatników, czyli firm, których obrót brutto za 2024 r. przekroczył 200 mln zł.
🔹 2. Od 1 kwietnia 2026 r.
Do systemu dołączą pozostali podatnicy, czyli małe i średnie firmy. Od tego momentu niemal każdy przedsiębiorca wystawiający faktury będzie musiał korzystać z KSeF.
🔹 Od 1 stycznia 2027 r.
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie podmioty, których wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu, udokumentowana fakturami, nie przekroczyła 10 000 zł.
Jest to wyjątek przewidziany dla mikroprzedsiębiorców uznanych za tzw. „wykluczonych cyfrowo”, czyli takich, którzy prowadzą działalność na bardzo małą skalę i mogą mieć utrudniony dostęp do Internetu lub narzędzi cyfrowych.
Dla tych najmniejszych firm przewidziano dodatkowe odroczenie – do końca 2026 r. będą one mogły wystawiać faktury w dotychczasowej formie.
Należy jednak podkreślić, że zdecydowana większość przedsiębiorców – także tych zwolnionych z VAT – będzie objęta obowiązkiem korzystania z KSeF najpóźniej od 1 kwietnia 2026 r.
Dlaczego trzeba przygotować się wcześniej?
Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla wielu firm zacznie się dopiero w kwietniu 2026 r., to już od 1 lutego 2026 r. będą one otrzymywać faktury wyłącznie przez KSeF – np. za energię, telekomunikację czy inne usługi od tzw. dużych podatników.
Oznacza to, że nawet jeśli jeszcze nie wystawiasz e-faktur, musisz być gotowy na ich odbiór.
Czy faktury papierowe i „stare” e-faktury znikną całkowicie?
Nie. Przewidziano kilka istotnych wyjątków, w których nadal będą funkcjonować dotychczasowe formy fakturowania, m.in.:
- faktury dla konsumentów (B2C) – KSeF nie będzie tu obowiązkowy,
- paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone) – poza KSeF do końca 2026 r.,
- faktury wystawiane bezpośrednio z kas fiskalnych – również do końca 2026 r.,
- faktury od podmiotów zagranicznych bez siedziby lub stałego miejsca działalności w Polsce,
- faktury VAT RR (rolnicy ryczałtowi) – z możliwością dobrowolnego KSeF od 1 kwietnia 2026 r.,
- określone procedury szczególne (np. IOSS),
- wybrane usługi zwolnione z VAT, m.in. finansowe i ubezpieczeniowe.
Podsumowanie – co KSeF oznacza dla firm na dziś?
Choć obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać etapami dopiero w 2026 r., już dziś wiadomo jedno: KSeF nie jest jedynie zmianą techniczną, lecz trwałą zmianą sposobu obiegu faktur w biznesie. Faktura przestaje być dokumentem w PDF lub na papierze, a staje się zapisem w centralnym systemie państwowym.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność:
- dostosowania systemów finansowo-księgowych,
- uporządkowania procesów wystawiania i odbioru faktur,
- nadania odpowiednich uprawnień osobom i biurom obsługującym rozliczenia,
- oraz zmiany codziennych nawyków związanych z dokumentami sprzedażowymi.
Dlatego KSeF warto traktować nie jako odległy obowiązek, ale jako proces, do którego należy przygotować się z wyprzedzeniem. Firmy, które zrobią to wcześniej, unikną chaosu organizacyjnego i ryzyka przestojów w rozliczeniach.
