Przedsiębiorcy mogą płacić i przyjmować płatności w formie gotówkowej i bezgotówkowej. Natomiast w przypadku, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, obowiązuje ich limit płatności gotówkowych do 15 000 zł.
Głównym przepisem regulującym kwestię limitu transakcji gotówkowych jest art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z jego treścią dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą, będzie następować za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca,
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty (…).
Obecnie przedsiębiorca nie może zapłacić gotówką, jeżeli jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość 15 000 zł brutto. Limit ten dotyczy wartości transakcji – bez względu na liczbę płatności, dokonanych w ramach tej transakcji.
W wyniku Polskiego Ładu wprowadzono zmianę w powyższej ustawie. Wobec tego kwota graniczna płatności z obecnych 15 000 zł zostanie obniżona do 8 000 zł. Przedsiębiorca, który będzie chciał potraktować taką płatność jako koszt uzyskania przychodu, będzie zobowiązany do udokumentowania jej w formie przelewu.
Pierwotnie, nowy limit transakcji gotówkowych miał wejść w życie od 1 stycznia 2023 roku, jednak zastosowano vacatio legis, skutkiem czego termin został odroczony na
1 stycznia 2024 roku.
Nie ma znaczenia, w jakiej walucie strony umowy dokonują rozliczenia. W przypadku określenia ceny w walucie obcej, wartość transakcji oblicza się na podstawie kursu walut NBP z dnia roboczego, poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Polski przedsiębiorca zawierający transakcje z podmiotami zagranicznym, również musi przestrzegać wskazanego limitu płatności gotówką.
Limit płatności gotówką ma zastosowanie tylko do tych zobowiązań, które powinny zostać uregulowane w formie zapłaty pieniężnej. Inne formy regulowania wzajemnych zobowiązań (na przykład kompensata czy wymiana barterowa), nie podlegają pod limit płatności.
Kto nie musi przestrzegać limitu płatności gotówkowych?
- konsumenci;
- przedsiębiorcy posiadający ten status, na podstawie rejestracji w innym kraju (przedsiębiorca zagraniczny), jeżeli na terytorium RP nie prowadzą działalności;
- podmioty wpisane wyłącznie w rejestrze stowarzyszeń, inne organizacje społeczne
i zawodowe, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej; - przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych (te podmioty nie są w rozumieniu przepisów, polskimi przedsiębiorcami);
- rolnicy ryczałtowi;
- osoby fizyczne dokonujące zakupu przedmiotów do majątku prywatnego,
przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej, które następnie zostaną wciągnięte do ewidencji środków trwałych, prowadzonych przez nich działalności gospodarczych (taka osoba nie spełnia definicji przedsiębiorcy); - komornicy;
- przedsiębiorcy zarejestrowani poza Polską, świadczący usługi na terytorium RP (w ramach czasowego transgranicznego świadczenia usług).
Konsekwencje niezastosowania limitu płatności gotówką
Dokonanie płatności powyżej 15 000 złotych brutto w gotówce, zamiast za pośrednictwem rachunku płatniczego spowoduje, że kupujący nie będzie mógł zaliczyć takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów.
Wyłączeniu z kosztów podatkowych podlega nie tylko nadwyżka ponad 15 000 zł brutto, ale cała kwota zapłacona z pominięciem rachunku bankowego.
Płatności pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem
W transakcjach płatniczych, w których stronami są przedsiębiorca i konsument, to konsument decyduje, w jakiej formie chce zapłacić: gotówką czy przelewem.
Dotychczas w przepisach podatkowych nie istniał limit transakcji gotówkowych, w relacji między przedsiębiorcami a konsumentami. Od 1 stycznia 2024 r. kwestia ta ma ulec zmianie. Zgodnie z przepisami Polskiego Ładu, do ustawy o prawach konsumenta dodany został art. 7b. Przepis jasno wskazuje, że konsument ma obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, jeżeli jednorazowa wartość transakcji z przedsiębiorcą (bez względu na liczbę płatności wynikających z tej transakcji) przekracza 20 000 zł lub równowartość tej kwoty.
W tym przypadku, również nie ma znaczenia, w jakiej walucie jest dokonywane rozliczenie. W przypadku określenia ceny w walucie obcej, wartość transakcji oblicza się na podstawie kursu walut NBP z dnia roboczego, poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Jeśli w 2024 r. przedsiębiorca przyjmie od konsumenta płatność gotówką, na kwotę powyżej 20 000 zł, to będzie ona stanowiła dodatkowy przychód z działalności gospodarczej. W konsekwencji zapłaci sankcję – dodatkowy podatek od płatności przyjętej gotówką, na kwotę przekraczającą 20 000 zł.
W przypadku transakcji o wartości do 20 000 zł, nabywca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsument), wybiera czy chce zapłacić gotówką, czy bezgotówkowo, chyba że w umowie został uzgodniony określony sposób płatności.
Przedsiębiorca nie musi, jednak przyjmować płatności gotówką bez względu na wartość transakcji (nawet jeśli transakcja jest zawierana bez umowy), w przypadku:
- sprzedaży internetowej – jeśli prowadzi sprzedaż zarówno przez Internet, jak
i stacjonarnie, to dotyczy to, wyłącznie sprzedaży internetowej; - sprzedaży w punktach samoobsługowych, w których nie są obecni pracownicy;
- sprzedaży w trakcie imprez masowych.
