Elektroniczne potwierdzenie rezerwacji lotu jest wpisem w systemie rezerwacyjnymi linii
lotniczych, który zawiera wszelkie potrzebne informacje o osobie podróżującej, locie i
płatności. Bilety lotnicze udokumentowane fakturą stanowią koszty uzyskania przychodu w
działalności. Co w sytuacji, gdy podatnik posada jedynie elektroniczne potwierdzenie
rezerwacji lotu?
Czy bilet lotniczy jest wydatkiem firmowym?
Na wstępnie warto wskazać, że wydatki są uznawane za koszt uzyskania przychodu, jeśli:
- zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
- są właściwie udokumentowane,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.
Podróż służbowa może wiązać się z prowadzeniem działalności gospodarczej, a prawidłowo
udokumentowana może stać się wydatkiem firmowym. W tym przypadku odpowiednim
dokumentem będzie faktura lub bilet lotniczy. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie
wystawiania faktur bilet lotniczy może stanowić podstawę księgowania, musi zawierać dane
takie jak:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Bilet elektroniczny można uznać za fakturę z możliwością zaliczenia do kosztów uzyskania
przychodu oraz odliczeniem VAT. Wyłącznie w przypadku, gdy dokument jest otrzymany
jest w formie, która zapewnia jego autentyczność oraz integralność treści – czyli pewność, że
danych zawartych na bilecie elektronicznym nie da się zmienić.
Elektroniczne potwierdzenie rezerwacji lotu w kosztach firmowych
Nie tylko faktura VAT jest dokumentem uprawniającym do zaliczenia danego wydatku do
kosztów uzyskania przychodów. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania
faktury, to właśnie potwierdzenie przelewu może stanowić podstawę do ujęcia w kosztach
podatkowych.
Dowody księgowe musza dokumentować fakt dokonania operacji gospodarczej i zawierać co
najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Płatność za przelot dokonany za pośrednictwem elektronicznego przelewu czy karty płatniczej stanowi dodatkowe potwierdzenie dokonanej transakcji. Według organów podatkowych, potwierdzenie rezerwacji lotu wraz z potwierdzeniem zapłaty stanowią wystarczający dowód, do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu.
