W tym kontekście najważniejsze jest to czy o wystąpieniu któregoś z trybów offline Ministerstwo Finansów wydało oficjalny komunikat, w jakim terminie musisz dosłać fakturę od KSeF oraz czy musisz stosować strukturę FA(3) i kody QR.
1) Offline24 – gdy problem jest po Twojej stronie
Kiedy stosować?
Gdy mamy trudności techniczne z wystawieniem/przesłaniem faktury do KSeF wynikające np. z jakości sieci lub braku internetu (bez „ogłoszenia awarii” przez MF). Wówczas wymagane jest wystawienie faktury elektronicznie w strukturze FA(3). Fakturę taką dosyła się do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia.
Jeżeli fakturę w offline24 udostępniasz nabywcy poza KSeF, powinna mieć dwa kody QR:
„OFFLINE” – do weryfikacji i dostępu,
„CERTYFIKAT” – do potwierdzenia tożsamości wystawcy (wymaga certyfikatu KSeF typu 2).
2) Offline – niedostępność KSeF (planowa niedostępność ogłoszona przez MF)
Kiedy stosować?
Gdy KSeF jest czasowo niedostępny, np. z powodu planowanych prac serwisowych, i MF komunikuje to w BIP MF oraz w oprogramowaniu/interfejsie. W praktyce wymaga to wystawienia faktury elektronicznie w strukturze FA(3). Tutaj podobnie jak w przypadku opisywanym wcześniej wymaga to dostarczenia faktury do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności.
Kody QR w tym przypadku również będą takie same jak w przypadku offline24.
3) Tryb awaryjny – gdy MF ogłasza awarię KSeF
Kiedy stosować?
Gdy MF ogłosi awarię KSeF w BIP MF oraz w oprogramowaniu/interfejsie – to już nie „planowa niedostępność”, tylko awaria. Sytuacja ta wymaga wystawienia faktury elektronicznie (FA(3)), udostępnię faktury nabywcy oraz wysłania faktury do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii (nadanie numeru KSeF).
Datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.
Faktura wystawiona w trybie awaryjnym udostępniana nabywcy poza KSeF powinna być oznaczona dwoma kodami QR:
- pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
- drugi kod QR: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).
4) Awaria całkowita – scenariusz „nadzwyczajny”
Kiedy stosować?
To sytuacje nadzwyczajne (zagrożenie kraju/infrastruktury). Komunikaty mają pojawić się w środkach społecznego przekazu, gdy nie da się publikować standardowo (BIP/interfejs). Sposób postępowania w przypadku awarii całkowitej określa art. 106ng ustawy o podatku od towarów i usług, który wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.
Chcąc wystawić fakturę w trybie awarii całkowitej wystawimy ją w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną. Nie będzie przy tym obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej czy też przesłania jej do KSeF po ustaniu awarii. Należy jednak przekazać ją nabywcy np. osobiście, mailem bądź innym alternatywnym kanałem.
Faktura w postaci papierowej lub faktura elektroniczna wystawiona podczas awarii całkowitej i przekazywana nabywcy z założenia poza KSeF nie jest opatrywana kodami QR – w przeciwieństwie do faktur wystawionych w trybie offline24, offline (niedostępność KSeF) czy trybie awaryjnym, które takimi kodami są opatrywane.
