Zastosowanie ulgi IP BOX jest bardzo korzystne dla Podatników. Część osób spełniających warunki wymagane do skorzystania z obniżonej stawki opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej już zdecydowała się na tą możliwość. Warto jednak wspomnieć, jakie dodatkowe obowiązki nakłada na Podatników omawiana preferencja.
Współpraca z biurami rachunkowymi
W ramach prowadzonej działalności, współpraca z biurami rachunkowymi polega zazwyczaj na wymianie dokumentów, na podstawie których księgowa prowadzi w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, a następnie wylicza zaliczki na podatek dochodowy oraz przekazuje inne rozliczenia. Nasuwa się pytanie, czy w związku ze skorzystaniem z ulgi IP BOX, charakter takiej współpracy ulegnie zmianie oraz jeśli tak, to co powinno się zmienić?
Aby móc skorzystać z 5-procentowej stawki opodatkowania, należy ustalić wysokość dochodu kwalifikowanego, do czego niezbędne jest prowadzenie ewidencji IP BOX. Jej przygotowaniem może się zająć zarówno współpracujące biuro rachunkowe, jak i podmiot zewnętrzny. W przypadku wyboru pierwszego wyjścia, o ile biuro rachunkowe wyrazi taką chęć, będzie się to wiązało z prowadzeniem dodatkowej ewidencji przez księgową. Poza tym, proces wyliczania zaliczek, czy też inne aspekty współpracy, nie ulegną zmianie, ponieważ rozliczenie preferencji ma miejsce dopiero po zakończeniu roku, przy składaniu deklaracji rocznej.
Jeśli chodzi o drugą opcję, czyli zlecenie prowadzenia takiej ewidencji zewnętrznemu podmiotowi, nie zmieni to dotychczasowej współpracy z biurem rachunkowym, a wszystkie dodatkowe aspekty ulgi IP BOX, a mianowicie prowadzenie ewidencji oraz ostateczne rozliczenie, będą po stronie podmiotu, któremu zostanie to zlecone.
Reasumując, dodatkowym obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji IP BOX oraz dołączenie załącznika PIT/IP podczas składania deklaracji rocznej. Jeśli chodzi o kontekst księgowy, są to już wszystkie dodatkowe czynności w związku z ulgą IP BOX.
Dodatkowe obowiązki dokumentowania prowadzonych prac
Dodatkowe obowiązki są również już na etapie bieżącego prowadzenia prac programistycznych. Prowadzone prace powinny być dokumentowane, a mianowicie rodzaj wykonywanych czynności oraz czas poświęcony na poszczególne z nich. Wynika to z kilku kwestii. Pierwszą z nich jest wyszczególnienie każdego z kwalifikowanych IP, co oznacza, że prace nad każdym projektem powinny być udokumentowane, czyli ich charakter musi być szczegółowo przedstawiony i opisany łącznie z czasem, jaki został na nie poświęcony.
Kolejną kwestią jest kwalifikowalność danego IP. Nie każdy przychód osiągnięty w ramach prowadzonej działalności może zostać objęty preferencją. Pomimo, iż zakres świadczonych usług w całości dotyczy usług programistycznych, niektóre z wykonywanych czynności nie mogą zostać objęte preferencyjnym opodatkowaniem. Należy zwrócić uwagę na czynności, które mogą zostać objęte ulgą. Do tychże czynności mogą należą przede wszystkim:
- wytwarzanie Oprogramowania – tworzenie kodu źródłowego,
- wytwarzanie części Oprogramowania – rozwijanie lub ulepszanie programu komputerowego, tworzenie nowych funkcjonalności,
- czynności składające się na cały proces tworzenia danego Utworu, a mianowicie: analiza otrzymanego zlecenia; faza testów, która jest wymagana przez osobę zlecającą; implementacja stworzonego Oprogramowania.
Naprawa błędów, pozostanie w gotowości do pracy, czy też zwrot kosztów podróży służbowych to przykładowe pozycje przychodowe, które należy wyodrębnić z osiąganych przychodów, ponieważ nie spełniają kryteriów skorzystania z 5-procentowej stawki opodatkowania.
Należy pamiętać, aby przekazywać osobie odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji IP BOX wszystkie istotne informacje, a mianowicie: ilość pozycji widniejących na fakturach sprzedażowych oraz źródło danego przychodu, wskazanie prowadzonych projektów oraz wyszczególnienie dodatkowych czynności, które nie mogą zostać objęte preferencją.
Nowy obowiązek stosowania kodów GTU
W związku z obowiązkiem wprowadzonym od października 2020 roku, stosowania oznaczeń kodami GTU, często pojawia się pytanie, czy z racji korzystania lub zamiarem skorzystania z preferencji, należy posługiwać się którymkolwiek z kodów. Jednym z warunków do skorzystania z ulgi IP BOX jest prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej. Kod GTU 12, którego zakres jest przedstawiony bardzo szeroko i dość nieprecyzyjnie, dotyczy między innymi usług świadczonych w ramach prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej. Kierując się właśnie takim wyznacznikiem, zalecamy stosowanie oznaczenia GTU 12. Aby zachować należytą staranność, w ramach prowadzonej działalności powinien się również znaleźć kod PKD z grupy 72, który dotyczy badań naukowych i prac rozwojowych.
Zastosowanie omawianych oznaczeń przedstawia pełną informację na temat prowadzonej działalności gospodarczej oraz zapewnia ich spójność.
Staramy się systematycznie informować o nowych ustaleniach czy też czynnościach, które mogą usprawnić cały proces rozliczania ulgi IP BOX. Jeśli nasz artykuł nie rozwiał wszelkich wątpliwości, chętnie pomożemy w zrozumieniu obowiązującego systemu podatkowego i odpowiemy na Twoje pytania, związane z zastosowaniem IP BOX.
Monika Wiśniewska
Specjalistka ds. ewidencji IP BOX
