15 marca, 2023

Ewidencja do celów ulgi IP BOX – jak ją sporządzić?

Decydując się na skorzystanie z ulgi IP BOX podatnicy mają obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji związanej z uzyskiwaniem dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5%. Nie ma narzuconej konkretnej formy prowadzenia ewidencji. Powinna być ona prowadzona w sposób „należyty”. Jest to z jednej strony uproszczenie, a z drugiej utrudnienie dla podatników. Nie ma nałożonych wymagań co do formy i treści, co może powodować problemy z urzędami skarbowymi, związane z koniecznością składania wyjaśnień. W ewidencji powinny zostać wyodrębnione poszczególne, kwalifikowane IP (prawa własności intelektualnej), przychody i koszty uzyskania przychodów, a także dochód (strata) z nimi związany.

 Opis projektu oraz czas trwania

Ewidencja powinna zawierać czas trwania danego projektu oraz jego opis. Czas trwania projektu powinien odpowiadać okresowi, za który została wystawiona faktura. W opisie projektu należy uwzględnić jakim językiem programowania został stworzony oraz co było jego głównym celem. Nie ma konieczności uwzględniania szczegółowych modułów, ponieważ opis powinien być dość ogólny.

 

Współczynnik IP BOX

 

Prace nad ewidencją powinniśmy rozpocząć ustaleniem współczynnika IP BOX. Współczynnik – czyli jaka część faktury stanowi wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich. Pod ulgę IP BOX podlegają przychody osiągnięte w związku z przeniesieniem praw własności intelektualnej do wytworzonego lub ulepszonego, kwalifikowanego prawa oraz wynagrodzenie związane z implementacją stworzonego modułu. Każda inna czynność typu spotkania z zespołem, analiza rozwiązań/wymagań/zmian, tworzenie dokumentacji, konsultacje z klientem, powinny zostać wyodrębnione jako pozostałe przychody niepowiązane z ulgą. Naprawa błędów postrzegana jest często jako wynagrodzenie za czynności twórcze, jednak jeśli nie powstał przy tym kod, jest to błędna kwalifikacja. Przy wyliczaniu współczynnika nie powinniśmy brać pod uwagę zwrotu kosztów. Współczynnik ten powinien mieć potwierdzenie w prowadzonej dokumentacji (np. raportach czy też ewidencji czasu pracy).

 

Rozliczenie przychodów i kosztów

 

Przychody wynikające z faktur powinniśmy rozdzielić proporcjonalnie do współczynnika IP BOX, wyodrębniając każde prawo. Dzielimy je na przychody związane z działalnością twórczą oraz pozostałą. Do danych przychodów przyporządkowujemy koszty ich uzyskania. Tu do przychodów IP możemy przyporządkować zarówno koszty bezpośrednie, jak i te nie wskazane w interpretacji. Koszty przyporządkowujemy według proporcji przychodowej.
Dodatkowo w przypadku realizacji kilku niezależnych projektów, jeśli jakieś koszty były związane tylko z jednym projektem, to należy je bezpośrednio przyporządkować do danego projektu. Wyodrębniamy tylko koszty niezwiązane z danymi przychodami, które w żaden sposób nie przyczyniły się do pracy twórczej lub przyczynią się do przyszłych przychodów.

 

Wskaźnik Nexus

 

Wskaźnik Nexus wskazuje jaka część dochodu opodatkowana będzie 5% stawką podatku. Ustala się go według wzoru:

gdzie poszczególne litery oznaczają:

a – prowadzoną bezpośrednio przez podatnika działalność badawczo-rozwojową związaną z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej. Do niej zaliczamy najczęściej koszty takie jak: sprzęt komputerowy, oprogramowanie, doskonalenie zawodowe, koszty podróży służbowych.
b – nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej od podmiotu niepowiązanego. Do niej zaliczamy pracę podwykonawców na umowie zlecenia i o dzieło.
c – nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej od podmiotu powiązanego. Do niej zaliczamy prace programistyczne podmiotów powiązanych.
d – nabycie przez podatnika kwalifikowanego prawa własności intelektualnej. Do niej zaliczamy prace podwykonawców, którzy prowadzą swoją działalność (kontrakt B2B).

Litery “c” i “d” pomniejszają wartość wskaźnika, ma to na celu promowanie podatników prowadzących we własnym zakresie prace innowacyjne. Należy pamiętać, że koszty Nexus nie są tożsame z kosztami uzyskania przychodów. Koszty Nexus są kosztami wskazanymi w interpretacji indywidualnej.

 

Dochód kwalifikowany

 

Dochód kwalifikowany jest iloczynem dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (różnica pomiędzy przychodami kwalifikowanymi, a kosztami) i wskaźnika Nexus. W momencie, gdy wskaźnik Nexus jest mniejszy niż 1, pozostała część dochodu, niebędąca dochodem kwalifikowanym, zostaje opodatkowana na dotychczasowych zasadach. W ten sposób ustalona zostaje wartość dochodu, która skorzystać może z 5% stawki podatku.

Jak Państwo widzą sporządzenie odpowiedniej ewidencji dla celów ulgi IP BOX nie należy do prostych zadań. Należy pamiętać, że jest ona wraz z samą interpretacją indywidualną najważniejszym elementem, który pozwoli na uzyskanie wyczekiwanego zwrotu podatku.

Zobacz również

Teksty, które musisz przeczytać!

Wystąpienie wspólnika ze spółki cywilnej

W tym artykule przedstawię procedurę występowania wspólnika ze spółki cywilnej, której umowa została zawarta na czas nieoznaczony. Omówię także związane z tym konsekwencje finansowe oraz wskażę najważniejsze aspekty, o których należy pamiętać.

Sprzedaż samochodu wykupionego z leasingu

Leasing jest coraz częściej wybierany przez przedsiębiorców jako sposób sfinansowania zakupu pojazdu firmowego. Daje wiele korzyści podatkowych, ze względu na wliczenie wydatków związanych z umową leasingową i miesięcznymi ratami w koszty uzyskania przychodu. Pozostaje tylko kwestia, jak przeprowadzić cały proces zakończenia leasingu, aby później móc jak najkorzystniej sprzedać samochód.

Danina solidarnościowa kogo dotyczy i na czym polega?

W tym artykule dowiesz się:
– Kogo dotyczy danina solidarnościowa?
– Od jakich dochodów zapłacisz daninę solidarnościową?
– Czy przysługują Ci jakieś odliczenia?
– Kiedy wykazać oraz zapłacić daninę solidarnościową?

Dopłaty do kapitału – sztuczka kreatywnego księgowego

Dopłaty do kapitału mogą być świetną alternatywą dla pożyczek od wspólników. Czym się różnią, jakie mają wady i zalety? Czy mogą być wykorzystane wyłącznie do dokapitalizowania spółki,
czy może mogą mieć bardziej kreatywne zastosowanie? Na te pytania postaram się odpowiedzieć w tym artykule, zapraszam!

Śledź nasze social media

Kinga Sadowska
Kinga Sadowska

Udostępnij artykuł

Zobacz również

Teksty, które musisz przeczytać!

Wystąpienie wspólnika ze spółki cywilnej

W tym artykule przedstawię procedurę występowania wspólnika ze spółki cywilnej, której umowa została zawarta na czas nieoznaczony. Omówię także związane z tym konsekwencje finansowe oraz wskażę najważniejsze aspekty, o których należy pamiętać.

Sprzedaż samochodu wykupionego z leasingu

Leasing jest coraz częściej wybierany przez przedsiębiorców jako sposób sfinansowania zakupu pojazdu firmowego. Daje wiele korzyści podatkowych, ze względu na wliczenie wydatków związanych z umową leasingową i miesięcznymi ratami w koszty uzyskania przychodu. Pozostaje tylko kwestia, jak przeprowadzić cały proces zakończenia leasingu, aby później móc jak najkorzystniej sprzedać samochód.

Danina solidarnościowa kogo dotyczy i na czym polega?

W tym artykule dowiesz się:
– Kogo dotyczy danina solidarnościowa?
– Od jakich dochodów zapłacisz daninę solidarnościową?
– Czy przysługują Ci jakieś odliczenia?
– Kiedy wykazać oraz zapłacić daninę solidarnościową?

Dopłaty do kapitału – sztuczka kreatywnego księgowego

Dopłaty do kapitału mogą być świetną alternatywą dla pożyczek od wspólników. Czym się różnią, jakie mają wady i zalety? Czy mogą być wykorzystane wyłącznie do dokapitalizowania spółki,
czy może mogą mieć bardziej kreatywne zastosowanie? Na te pytania postaram się odpowiedzieć w tym artykule, zapraszam!

Śledź nasze social media

Oto, co również warto przeczytać

Zebraliśmy treści, które idealnie dopełnią artykuł.
Uśmiechnięta kobieta siedzi przy biurku z laptopem
18 czerwca, 2025
Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i korzystasz (lub planujesz korzystać) z ulgi IP Box? 🧠📉 Warto zwrócić uwagę na to, w jaki sposób rozliczasz składki ZUS. Choć z pozoru wybór metody odliczenia może wydawać się neutralny podatkowo, przy zastosowaniu IP Box różnice mogą być znaczne – i to realnie przełożyć się na Twoje oszczędności.
Przeczytaj całość
Mężczyzna rozliczający podatki
6 czerwca, 2025
Jednym z kluczowych zagadnień przy korzystaniu z ulgi IP BOX są koszty, których prawidłowa klasyfikacja bywa wyzwaniem dla wielu przedsiębiorców. W praktyce pojawiają się pytania: czym różnią się koszty Nexus od kosztów uzyskania przychodu (KUP) i jak wpływają na rozliczenia podatkowe?
Przeczytaj całość
Dwie osoby analizują dane na tablicy
28 maja, 2025
Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z wieloma obowiązkami, ale także z szeregiem możliwości skorzystania z preferencji podatkowych. W polskim systemie prawnym istnieje kilka ulg, które mogą znacząco obniżyć wysokość należnego podatku dochodowego.
Przeczytaj całość