Forma zawarcia
Postanowienia o zachowaniu poufności możemy zawrzeć w dwóch formach:
a) odrębnych umów – tak zdarza się najczęściej, gdy są one zawierane przed nawiązaniem współpracy przez strony, podczas negocjacji czy ustalania warunków przyszłej współpracy,
b) postanowień wplecionych w inną umowę – w takim przypadku nie jest zawierana odrębna umowa, a jej rolę pełni odpowiedni paragraf (tzw. klauzula poufności) dodany najczęściej do umowy głównej regulującej współpracę stron.
Dokładne określenie informacji poufnych
Umowa o zachowaniu poufności powinna jasno wskazywać cel jej zawarcia, a jej zapisy powinny przede wszystkim precyzyjnie określać, co jest traktowane za informacje poufne.
Ustawodawca wskazał, że przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.
Jednakże samo odwołanie się wyłącznie do definicji tajemnicy przedsiębiorstwa albo nawet jej powtórzenie w zapisach umowy, może okazać się niewystarczające. Konieczne jest sprecyzowanie, które informacje są faktycznie uznawane za mające istotne znaczenie i dokładne wskazanie ich zakresu.
Jest to ważne przede wszystkim dlatego, aby osoba zobowiązana do zachowania poufności wiedziała, co konkretnie jest informacją poufną i mogła przestrzegać umowy.
Czas trwania zobowiązania
Obowiązek zachowania poufności może obowiązywać nie tylko w czasie trwania umowy głównej (np. umowy o współpracy, czy zatrudnienia), ale również może zostać rozszerzony na czas po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu (na zasadzie swobody umów).
Co więcej, w przypadku gdy okres ten jest wpisany w umowie jako nieokreślony lub nieoznaczony, w rzeczywistości istnieje pewne ryzyko, bowiem umowy zawarte na czas nieokreślony są rozwiązywalne, tj. każda ze stron może je wypowiedzieć w każdej chwili (niezgodne z prawem jest bowiem zawieranie dożywotnich kontraktów, bez możliwości ich wypowiedzenia). Poglądy te znajdują odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów.
Wobec tego najkorzystniej jest zawierać umowy o zachowaniu poufności na odpowiednio długi czas określony. Czas obowiązywania umowy zależy w szczególności od charakteru i wartości informacji poufnych.
Kary za naruszenie zobowiązania
W umowie warto wskazać kary i sankcje grożące za naruszenie obowiązku zachowania poufności. Kara umowna jest zobowiązaniem, w ramach którego nie musi zostać wykazana szkoda, a jedynie wystąpić zdarzenie opisane w umowie. Co więcej – wysokość kary umownej powinna być proporcjonalna do możliwych do przewidzenia strat i korzyści, które mogą wyniknąć z wykonania umowy.
Podmiot, którego tajemnica przedsiębiorstwa została naruszona może domagać się również usunięcia skutków tych działań i naprawienia wyrządzonej szkody na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego, co również warto wskazać w umowie.
Same klauzule dotyczące kary umownej muszą być sformułowane w sposób jednoznaczny – musi z nich wynikać jakiej wysokości jest kara lub jak zostanie obliczona.
Jednostronna czy dwustronna?
Często zdarza się, że umowy o zachowaniu poufności są obustronne, tj. chronią informacje poufne każdej ze stron, natomiast prawnie dopuszczalne jest zawieranie NDA jednostronnych (co zdarza się również w praktyce), czyli nakładających obowiązek zachowania poufności wyłącznie na jedną ze stron.
Warunki zakończenia umowy
W takiej umowie powinny znaleźć się również postanowienia dotyczące jej rozwiązania. W szczególności chodzi o warunki, w tym terminy i sposoby zwrotu lub zniszczenia nośników lub dokumentów zawierających informacje poufne przekazywane podczas trwającej współpracy.
Podsumowując, bardzo ważne jest to, aby umowa o zachowaniu poufności (lub klauzula poufności) była jak najbardziej sprecyzowana i szczegółowa, bowiem pozwoli to skutecznie chronić informacje i zobowiązać drugą stronę do jej przestrzegania.
Oczywiście, umowa może zawierać także inne postanowienia, które z pewnością pomogą w zabezpieczeniu interesów stron, jednakże, to właśnie od tych wymienionych powyżej powinniśmy rozpocząć jej analizę.
