Nowe zasady zatrudniania i podstawy legalnej pracy
Zatrudnienie obywatela Ukrainy w dalszym ciągu może odbywać się
w uproszczonej procedurze, jednak od 5 marca 2026 r. zasady jej stosowania uległy istotnym zmianom. Dla pracodawcy kluczowe znaczenie ma dziś nie tylko sam fakt legalnego pobytu cudzoziemca, lecz także to, co w poprzednich okresach uległo lekkiemu zapomnieniu, z jakiego dokładnie tytułu pobytowego korzysta oraz czy posiada numer PESEL ze statusem UKR. Od tego zależy zarówno tryb dopuszczenia do pracy, jak i zakres obowiązków po stronie firmy.
Co do zasady obywatel Ukrainy może pracować w Polsce, jeżeli przebywa tu legalnie i posiada ważny tytuł pobytowy albo korzysta z ochrony czasowej przewidzianej dla osób, które przybyły z Ukrainy w związku z wojną. Praca może być wykonywana zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej. Legalny pobyt może wynikać między innymi z wizy, zezwolenia na pobyt czasowy lub stały, ruchu bezwizowego albo z ochrony czasowej potwierdzanej zgodnie z obowiązującymi przepisami. Uproszczone zasady mogą obejmować również niektórych członków rodziny obywatela Ukrainy, w tym małżonka, nawet jeżeli sam nie posiada obywatelstwa ukraińskiego, o ile spełnione są ustawowe warunki.
Ochrona czasowa, PESEL UKR i weryfikacja pobytu
Największa zmiana z perspektywy przedsiębiorców dotyczy ochrony czasowej. Obecnie nie jest ona przyznawana automatycznie wyłącznie z chwilą przyjazdu do Polski. Osoba, która przyjechała po 5 marca 2026 r. chcąca korzystać z tego reżimu, musi w ciągu 30 dni złożyć w organie gminy wniosek o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR. Jeżeli numer PESEL UKR zostanie skutecznie nadany, pobyt takiej osoby jest legalny do 4 marca 2027 r. Niedochowanie terminu powoduje utratę ochrony czasowej, co ma bezpośrednie znaczenie również dla pracodawcy planującego zatrudnienie w uproszczonej procedurze.
Z punktu widzenia praktyki kadrowej pracodawca powinien każdorazowo rozpocząć od weryfikacji dokumentów pobytowych i podstawy pobytu cudzoziemca.
W przypadku osób korzystających z ochrony czasowej istotne znaczenie ma potwierdzenie legalnego wjazdu oraz ustalenie, czy dana osoba uzyskała numer PESEL UKR albo inny dokument potwierdzający jej status. W części przypadków legalność pobytu może wynikać również ze stempla wojewody umieszczonego w dokumencie podróży po złożeniu wniosku pobytowego, co potwierdza legalność pobytu do czasu zakończenia postępowania. W praktyce każdorazowo należy ocenić cały komplet dokumentów, a nie opierać się wyłącznie na jednym z nich.
Warto również pamiętać, że część dokumentów pobytowych obywateli Ukrainy została z mocy prawa przedłużona. Dotyczy to między innymi określonych wiz, zezwoleń na pobyt czasowy, kart pobytu oraz innych uprawnień pobytowych, jeżeli ostatni dzień legalnego pobytu przypadał w okresie wskazanym w przepisach. W aktualnym stanie prawnym część tych przedłużeń obowiązuje do 4 marca 2027 r., co oznacza, że sama data wskazana na dokumencie nie zawsze przesądza o utracie prawa pobytu lub pracy.
Legalizacja pracy i procedura powiadomienia
Jeżeli obywatel Ukrainy posiada PESEL UKR i korzysta z ochrony czasowej, zatrudnienie odbywa się co do zasady na podstawie powiadomienia skierowanego do powiatowego urzędu pracy. Pracodawca ma na to 7 dni od dnia podjęcia pracy przez cudzoziemca. Powiadomienie składa się elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl, na formularzu PSZ-PPWPU. Rozwiązanie to obejmuje również inne osoby, którym przepisy przyznają uprawnienie do pracy na takich samych zasadach.
Należy przy tym wyraźnie odróżnić sytuację osób objętych ochroną czasową od tych, które przebywają w Polsce na innych podstawach pobytowych. W pierwszym przypadku powiadomienie stanowi podstawowy i wystarczający mechanizm legalizacji pracy. W drugim – również możliwe jest skorzystanie z powiadomienia, ale tylko w okresie przejściowym obowiązującym do 4 marca 2029 r. Po tym terminie zastosowanie znajdą standardowe zasady zatrudniania cudzoziemców.
Powiadomienie nie ma charakteru czysto formalnego. Pracodawca wskazuje
w nim warunki zatrudnienia, które następnie wiążą go w relacji z cudzoziemcem. Obywatela Ukrainy należy zatrudniać zgodnie z treścią powiadomienia, a każda istotna zmiana – w szczególności dotycząca rodzaju umowy, stanowiska, rodzaju pracy, wymiaru czasu pracy, liczby godzin lub wynagrodzenia – wymaga złożenia nowego powiadomienia.
Obowiązki pracodawcy i warunki zatrudnienia
Legalizacja pracy nie wyczerpuje obowiązków pracodawcy. Umowa z obywatelem Ukrainy powinna zostać zawarta na piśmie i odpowiadać warunkom wskazanym
w powiadomieniu. Jeżeli cudzoziemiec nie włada językiem polskim, pracodawca powinien przed podpisaniem umowy przedstawić jej treść w wersji dla niego zrozumiałej. W przypadku sporządzenia umowy w języku obcym konieczne jest przechowywanie jej tłumaczenia na język polski sporządzonego przez tłumacza przysięgłego.
Pracodawca ma również obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Równolegle należy zapewnić spełnienie minimalnych warunków zatrudnienia. Wynagrodzenie obywatela Ukrainy nie może być niższe niż obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę albo minimalna stawka godzinowa, zależnie od rodzaju umowy. Od 1 stycznia 2026 r. wynoszą one odpowiednio 4806 zł brutto oraz 31,40 zł brutto za godzinę. Nieprawidłowości w tym zakresie mogą skutkować odpowiedzialnością pracodawcy.
Rezydencja podatkowa
Zatrudnienie obywatela Ukrainy wiąże się również z koniecznością prawidłowego ustalenia jego statusu podatkowego. Kluczowe znaczenie ma to, czy dana osoba posiada w Polsce ośrodek interesów życiowych albo przebywa tu dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Spełnienie jednej z tych przesłanek co do zasady oznacza powstanie nieograniczonego obowiązku podatkowego w Polsce.
W odniesieniu do obywateli Ukrainy ustawodawca przewidział dodatkowe rozwiązanie umożliwiające ustalenie centrum interesów osobistych lub gospodarczych na podstawie pisemnego oświadczenia. Ma to znaczenie dla sposobu poboru zaliczek na podatek oraz dla późniejszego rozliczenia rocznego i wymaga ostrożności po stronie pracodawcy.
Podsumowanie – bezpieczny model działania
Najbezpieczniejszy model działania polega na konsekwentnym przejściu przez wszystkie etapy związane z zatrudnieniem cudzoziemca: weryfikację legalności pobytu, ustalenie właściwej podstawy zatrudnienia, zawarcie umowy zgodnej
z powiadomieniem, terminowe dopełnienie obowiązków wobec urzędu pracy i ZUS oraz bieżące monitorowanie warunków zatrudnienia.
Najczęstsze błędy nie wynikają dziś z braku możliwości zatrudnienia obywatela Ukrainy, lecz z uproszczonego podejścia do procedury. Aktualne przepisy nadal przewidują rozwiązania ułatwiające zatrudnianie, ale wymagają od pracodawcy większej staranności i świadomości formalnej.
W razie wątpliwości związanych z zatrudnianiem obywateli Ukrainy warto skonsultować konkretny przypadek przed podjęciem decyzji. Praktyka pokazuje, że kluczowe znaczenie mają detale – w szczególności właściwe ustalenie podstawy pobytu i trybu dopuszczenia do pracy. W takich sytuacjach zapraszamy do kontaktu i umówienia się na konsultację, podczas której przeanalizujemy stan faktyczny i wskażemy bezpieczne rozwiązanie.
