Kto musi posługiwać się numerem NIP?
Numer NIP muszą używać:
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
- osoby prawne (np. fundacje, stowarzyszenia, spółki z o.o., spółki akcyjne) oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (np. spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne), które na mocy przepisów podatkowych są podatnikami,
- podatnicy VAT,
- inne podmioty uznane za podatników, mimo że nie są osobami fizycznymi, prawnymi ani jednostkami organizacyjnymi (np. spółka cywilna w zakresie VAT),
- płatnicy podatków,
- płatnicy składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
NIP obowiązuje również osoby prowadzące działalność nierejestrową, jeśli są czynnymi podatnikami VAT lub korzystają z kas rejestrujących do ewidencji sprzedaży.
Osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej i rozliczają jedynie dochody prywatne, nie mają obowiązku posiadania NIP – w kontaktach z Urzędem Skarbowym identyfikują się numerem PESEL.
Struktura numeru NIP – co oznacza i jakie elementy obejmuje?
Numer NIP składa się z dziesięciu cyfr, których układ nie jest przypadkowy. Można go przedstawić w postaci schematu: XXX-YYYYYY-Z
- trzy pierwsze cyfry („X”) to kod urzędu skarbowego, który nadał numer ,
- kolejne sześć cyfr („Y”) to indywidualny identyfikator podatnika, losowo generowany przez system i niezwiązany bezpośrednio z jego danymi osobowymi ani formą działalności,
- ostatnia cyfra („Z”) pełni funkcję kontrolną – jest wyznaczana na podstawie specjalnego algorytmu:
- Każdą z pierwszych dziewięciu cyfr należy pomnożyć przez odpowiednie wagi: 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
- Wyniki działań trzeba zsumować,
- Otrzymaną sumę dzielimy przez 11 i wyznaczamy resztę z dzielenia (modulo 11).
NIP nie zawiera informacji o podatniku, a służy wyłącznie jako narzędzie ewidencyjne administracji podatkowej. Jego konstrukcja dodatkowo minimalizuje ryzyko błędów w procesie rejestracji, obiegu dokumentów czy rozliczeń podatkowych.
Jak uzyskać numer NIP?
Aby uzyskać numer NIP, należy złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7.
- Osoba fizyczna zakładająca działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG składa zgłoszenie identyfikacyjne w ramach wniosku o rejestrację firmy (wniosek CEIDG-1). Wniosek ten automatycznie trafia do właściwego urzędu skarbowego.
- Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną lub podatnik VAT, którzy nie podlegają wpisowi do CEIDG, składają formularz NIP-7 bezpośrednio do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania.
- Wspólnicy spółek osobowych (jawnych, komandytowych, partnerskich, komandytowo-akcyjnych), którzy są płatnikami składek lub podatnikami podatku dochodowego, składają formularz NIP-7 do urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania.
- W przypadku spółki cywilnej:
- każdy wspólnik składa zgłoszenie w ramach wniosku o wpis do CEIDG,
- sama spółka składa zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-2.
👉 Ważne: Spółka cywilna ma obowiązek posiadania własnego numeru NIP, ponieważ może być płatnikiem składek ZUS lub podatnikiem na podstawie określonych ustaw.
- Podmioty posiadające osobowość prawną – takie jak spółki, fundacje czy stowarzyszenia – składają formularz NIP-2.
W sytuacji, w której podatnik ma już nadany NIP (niezależnie od okoliczności jego wcześniejszego uzyskania), to zostaje on przypisany do nowo zakładanej działalności i nie podlega zmianie.
Przedsiębiorcy i płatnicy muszą złożyć zgłoszenie identyfikacyjne najpóźniej w terminie złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji, oświadczenia lub przy pierwszej wpłacie podatku bądź zaliczki.
Gdzie należy podać numer NIP?
Podatnicy są zobowiązani do umieszczania identyfikatora podatkowego na dokumentach dotyczących realizacji zobowiązań podatkowych oraz innych należności budżetowych pobieranych przez organy podatkowe lub celne.
Dodatkowo numer ten należy podać na żądanie:
- organów administracji rządowej i samorządowej,
- organów Krajowej Administracji Skarbowej,
- przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli,
- banków i spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych,
- stron uczestniczących w czynnościach cywilnoprawnych,
- płatników i inkasentów podatków oraz innych należności budżetowych.
Jak wyszukać numer NIP?
Numer NIP można sprawdzić na różne sposoby, w zależności od tego, czy chodzi o własne dane, czy o weryfikację kontrahenta:
- Firmy zarejestrowane w CEIDG – dane można sprawdzić w oficjalnej wyszukiwarce na stronie rządowej, korzystając z nazwy, numeru REGON, adresu lub numeru NIP.
- Spółki prawa handlowego i inne podmioty wpisane do KRS – właściwym narzędziem jest wyszukiwarka Krajowego Rejestru Sądowego, gdzie dostępne są również informacje o aktualnym statusie działalności.
W przypadku własnego NIP-u działa usługa Ministerstwa Finansów „Sprawdzanie statusu NIP”, która bez logowania pozwala sprawdzić, czy numer jest aktywny, nieaktywny lub unieważniony. Dane pochodzą z centralnego rejestru aktualizowanego codziennie.
