Samo znalezienie odpowiedniego kandydata to jednak dopiero początek. Aby cudzoziemiec mógł legalnie rozpocząć pracę w Polsce, konieczne jest dopełnienie szeregu formalności związanych zarówno z prawem do pobytu, jak i prawem do wykonywania pracy.
Dwa warunki legalnego zatrudnienia cudzoziemca
W przypadku obywateli państw spoza Unii Europejskiej należy pamiętać o dwóch podstawowych kwestiach.
Cudzoziemiec musi legalnie przebywać na terytorium Polski, czyli posiadać odpowiedni dokument pobytowy oraz posiadać prawo do wykonywania pracy u konkretnego pracodawcy.
W praktyce oznacza to konieczność przejścia przez procedurę legalizacji zatrudnienia, a w wielu przypadkach również legalizacji pobytu.
Podstawowymi dokumentami w procesie są wiza krajowa typu D oraz zezwolenie na pracę typu A. W dalszej perspektywie cudzoziemiec może również ubiegać się o kartę pobytu.
Jak wygląda zatrudnienie pracownika z Azji krok po kroku?
Cały proces można przedstawić w kilku etapach:
Rekrutacja → ustalenie warunków zatrudnienia → zezwolenie na pracę → wiza → przyjazd do Polski → badania medycyny pracy → szkolenie BHP → podpisanie umowy → rozpoczęcie pracy.
Rekrutacja pracownika
Proces rozpoczyna się od znalezienia odpowiedniego kandydata. Po wyborze pracownika należy ustalić warunki przyszłego zatrudnienia, przede wszystkim stanowisko, rodzaj umowy, wynagrodzenie oraz pozostałe warunki wykonywania pracy.
Na tym etapie warto również przygotować dokumenty, które będą potrzebne w kolejnych etapach procedury.
Zezwolenie na pracę typu A
W przypadku pracownika spoza UE jednym z kluczowych dokumentów jest zezwolenie na pracę typu A.
Dotyczy ono cudzoziemca, który wykonuje pracę w Polsce na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba, miejsce zamieszkania, oddział lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium Polski.
Wniosek o wydanie zezwolenia składa pracodawca. W zależności od konkretnej sytuacji do wniosku mogą być potrzebne m.in.: oświadczenie o niekaralności pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu (tj. oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 88j ust. 1 pkt 3-7 ustawy), oryginał pełnomocnictwa/upoważnienia (w przypadku gdy pracodawca nie składa wniosku osobiście), dokument podróży cudzoziemca, umowa spółki (w przypadku gdy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji), potwierdzenie dokonania opłaty, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, jeżeli są wymagane, oraz informacja starosty właściwego ze względu na główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych podmiotu powierzającego wykonanie pracy cudzoziemcowi w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy.
Zezwolenie na pracę jest przypisane do konkretnego cudzoziemca i określonych warunków wykonywania pracy. Dlatego w przypadku zmiany istotnych warunków zatrudnienia może być konieczne uzyskanie nowego zezwolenia.
Ile trwa uzyskanie zezwolenia na pracę?
Zgodnie z przedstawionymi informacjami procedura może trwać do 30 dni, a w bardziej skomplikowanych przypadkach do 60 dni. W praktyce czas oczekiwania może być jednak dłuższy i zależeć m.in. od właściwego urzędu. W niektórych przypadkach może wynosić nawet około 3 miesięcy.
Dlatego planując zatrudnienie pracownika z Azji, warto rozpocząć procedurę odpowiednio wcześnie.
Wiza krajowa typu D
Po uzyskaniu zezwolenia na pracę pracodawca przekazuje dokument pracownikowi. Jest on jednym z dokumentów potrzebnych do ubiegania się o wizę pracowniczą.
Wiza krajowa typu D jest wydawana przez polski konsulat poza granicami Polski i umożliwia cudzoziemcowi przyjazd do Polski w celu pobytu dłuższego niż 90 dni, m.in. w związku z wykonywaniem pracy. Przykładowo, jeżeli firma zatrudnia pracownika na Filipinach, pracownik nie może po prostu przyjechać do Polski i rozpocząć pracy. Najpierw pracodawca musi przeprowadzić odpowiednią procedurę legalizacyjną, a następnie pracownik składa wniosek wizowy w polskim konsulacie.
Do wniosku wizowego mogą być potrzebne m.in. dokumenty dotyczące zatrudnienia, dokumenty pracodawcy oraz zezwolenie na pracę typu A.
Przyjazd do Polski i przygotowanie do rozpoczęcia pracy
Po otrzymaniu wizy pracownik może przyjechać do Polski. Jednak przekroczenie granicy nie oznacza jeszcze automatycznie możliwości rozpoczęcia pracy.
Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków należy zadbać m.in. o badania medycyny pracy oraz szkolenie BHP.
Badania medycyny pracy
Jeżeli pracownik jest zatrudniany na podstawie umowy o pracę, nie może zostać dopuszczony do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarza medycyny pracy.
Szkolenie BHP
Kolejnym etapem jest szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracownik nie powinien zostać dopuszczony do wykonywania obowiązków bez odbycia wymaganego szkolenia BHP.
Podpisanie umowy i rozpoczęcie pracy
Warunki umowy powinny odpowiadać warunkom określonym w zezwoleniu na pracę. Dotyczy to w szczególności stanowiska oraz wynagrodzenia.
Przed rozpoczęciem pracy pracodawca powinien również dopełnić wymaganych obowiązków związanych ze zgłoszeniem pracownika do ZUS.
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (zwanej dalej ustawą), podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, któremu wydano zezwolenie na pracę, jest obowiązany do przekazania organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopii umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, a w przypadku kiedy cudzoziemcowi powierzono pracę na podstawie umowy o pomocy przy zbiorach – w terminie 7 dni od dnia powierzenia pracy (nie dotyczy zezwolenia na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji).
Po rozpoczęciu zatrudnienia pracodawca ma również obowiązek poinformować organ, który wydał zezwolenie na pracę, jeżeli cudzoziemiec nie podejmie pracy w ciągu 2 miesięcy od daty, od której zezwolenie miało obowiązywać, przerwie pracę na okres przekraczający 2 miesiące lub zakończy pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem ważności zezwolenia.
Co w przypadku dłuższego pobytu w Polsce?
Jeżeli pracownik planuje pozostać w Polsce dłużej, może być konieczne uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, określanego jako karta pobytu.
W odróżnieniu od zezwolenia na pracę, o które występuje pracodawca, wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę składa osobiście cudzoziemiec.
Od 27 kwietnia 2026 r. zmieniły się zasady ubiegania się o zezwolenie jednolite. Wniosek powinien być składany elektronicznie za pośrednictwem Modułu Obsługi Spraw i podpisany przez cudzoziemca profilem zaufanym.
Jednym z elementów procedury jest również udział pracodawcy. Pracodawca musi wypełnić załącznik nr 1 do wniosku, który otrzyma na adres e-mail wskazany przez cudzoziemca, a następnie, po jego uzupełnieniu, pracownik będzie mógł zakończyć składanie wniosku.
Jak długo ważne jest zezwolenie?
Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę udzielane jest na czas określony, od 3 miesięcy do maksymalnie 3 lat.
Jeżeli cudzoziemiec chce kontynuować pobyt i pracę w Polsce po upływie ważności dokumentu, powinien odpowiednio wcześniej rozpocząć procedurę uzyskania kolejnego zezwolenia.
O czym powinien pamiętać pracodawca?
Zatrudnienie pracownika z Azji wymaga dobrego zaplanowania całego procesu. Najważniejsze jest nie tylko znalezienie odpowiedniego kandydata, ale również właściwe przeprowadzenie procedury legalizacji pracy i pobytu.
W praktyce pracodawca powinien pamiętać o:
- przygotowaniu dokumentów do zezwolenia na pracę,
- zaplanowaniu czasu potrzebnego na uzyskanie zezwolenia,
- przekazaniu pracownikowi dokumentów potrzebnych do ubiegania się o wizę,
- sprawdzeniu prawa cudzoziemca do pobytu i pracy,
- organizacji badań medycyny pracy,
- przeprowadzeniu szkolenia BHP,
- zapewnieniu zgodności warunków umowy z warunkami zezwolenia,
- dopełnieniu obowiązków wobec odpowiednich urzędów,
- monitorowaniu terminów ważności dokumentów pobytowych i zezwoleń.
Rekrutacja pracownika z Azji może być dla firmy sposobem na pozyskanie wartościowych pracowników i uzupełnienie braków kadrowych. Jednocześnie proces wymaga znajomości procedur oraz odpowiedniego przygotowania dokumentów.
Największym błędem jest traktowanie legalizacji zatrudnienia jako formalności, którą można załatwić na ostatnią chwilę. Ze względu na czas oczekiwania na poszczególne dokumenty cały proces warto zaplanować z wyprzedzeniem.
