Akta osobowe – Co powinien wiedzieć pracodawca?
Zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe – prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika – składają się z pięciu części:
- Część A – Oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.
- Część B – Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia.
- Część C – Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
- Część D – Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub określonej w innych przepisach.
- Część E – Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub obecności substancji odurzających.
Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz dokumentów, ponumerowanych i ułożonych w porządku chronologicznym.
Pozostała dokumentacja pracownicza – Co musi być przechowywane?
Zgodnie z § 6 rozporządzenia, pracodawca prowadzi oddzielnie dokumentację dotyczącą stosunku pracy, obejmującą:
- Dokumenty ewidencjonowania czasu pracy – m.in. listy obecności, harmonogramy, rejestr godzin nadliczbowych.
- Dokumentację urlopową – wnioski i decyzje dotyczące urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych i bezpłatnych.
- Listę wypłaconego wynagrodzenia i świadczeń pracowniczych – zawierającą wnioski o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
- Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz dokumenty dotyczące ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i jej konserwację.
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej – Kluczowe zasady
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej, zapewniając jej:
- Poufność – zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych.
- Integralność i kompletność – dokumenty nie mogą być zmieniane lub usuwane bez odpowiednich procedur.
- Dostępność – umożliwienie pracownikowi dostępu do jego dokumentacji.
Dokumenty należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że przepisy określają dłuższy okres).
Ponowne zatrudnienie a kontynuacja dokumentacji pracowniczej
W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniego zatrudnienia, pracodawca kontynuuje prowadzenie dokumentacji tego pracownika.
Oznacza to:
- Zachowanie ciągłości numeracji dokumentów.
- Dołączenie nowych dokumentów do istniejących akt.
- Brak konieczności ponownego składania dokumentów, które już znajdują się w aktach, jeśli ich treść jest nadal aktualna.
Ważne: Okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku, w którym rozwiązano najpóźniej zakończony stosunek pracy.
Kiedy kontynuacja dokumentacji pracowniczej nie jest możliwa?
- Zatrudnienie po przerwie dłuższej niż 10 lat – Wymaga założenia nowej dokumentacji.
- Stosunek pracy nawiązany przed 1 stycznia 2019 roku – Jeśli choć jeden ze stosunków pracy nawiązano przed tą datą, kontynuacja nie jest możliwa (chyba że pracodawca złożył raport ZUS RIA, skracając okres przechowywania akt osobowych).
Podsumowanie
- Pracodawca musi prowadzić akta osobowe i dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami.
- Dokumentacja powinna być przechowywana w bezpieczny sposób przez co najmniej 10 lat po zakończeniu stosunku pracy.
- W przypadku ponownego zatrudnienia w ciągu 10 lat można kontynuować dotychczasowe akta pracownika, o ile okresy przechowywania są zgodne.
- W niektórych sytuacjach konieczne jest założenie nowej dokumentacji, np. po dłuższej przerwie w zatrudnieniu.
Prawidłowa archiwizacja i przechowywanie dokumentacji pracowniczej pozwala na uniknięcie błędów oraz ułatwia prowadzenie spraw kadrowych. Pracodawcy powinni na bieżąco monitorować zmiany w przepisach, aby zapewnić pełną zgodność z obowiązującym prawem.
