Pracownicy i ich rodziny
Kosztem uzyskania przychodu może być wydatek poniesiony na imprezę firmową, piknik lub festyn, który ma na celu zintegrowanie pracowników z firmą oraz poprawę relacji w zespole. Kosztem natomiast nie może być spotkanie, które jest wyłącznie okazją do przebywania pracowników ze sobą i wspólnej konsumpcji. Tylko i wyłącznie, gdy działania pracodawcy skupiają się na poprawie efektywności pracy, a skutkiem będzie zwiększenie przychodów, wydatki na firmową imprezę integracyjną staną się kosztem podatkowym.
Ważne, aby przedsiębiorca posiadał dowody dokumentujące motywacyjny charakter integracji pracowników tj. program całego wydarzenia z wydzieloną częścią podsumowującą pracę firmy w danym okresie.
Co może być zaskakujące organ podatkowy nie widzi również problemu w zakwalifikowaniu w kosztach przedsiębiorstwa wydatków związanych z uczestnictwem w omawianych piknikach i imprezach członków rodzin pracowników lub ich partnerów. Urzędy skarbowe nie podważają tego typu kosztów, ponieważ twierdzą, że spotkania pracowników poza miejscem pracy dodatkowo w towarzystwie bliskich im osób sprzyjają wzmocnieniu komunikacji i więzi w zespole. Fiskus przyjmuje, że udział rodzin pracowników w piknikach i imprezach firmowych poprawia atmosferę co przekłada się na zadowolenie pracowników. Fakt ten może przekładać się na motywację do pracy, silniejszą identyfikację z firmą oraz dużo większą integrację zespołu. Reasumując wydatki przypadające na członków rodzin pracowników mogą stać się kosztem podatkowym.
Członkowie rad, zarząd
Wiele przedsiębiorców organizując imprezy integracyjne oprócz pracowników chce zintegrować się z członkami rad nadzorczych czy też z przedstawicielami właścicieli. Obecnie przepisy mówią, że wydatki na rzecz przedstawicieli udziałowców i członków rady nadzorczej nie są kosztem uzyskania przychodu. Pracodawca musi uważać, gdy na spotkaniu integracyjnym pojawią się tacy goście, należy wtedy ustalić, jaka część wydatków dotyczy tych osób, a następnie przedsiębiorca jest zobowiązany wyłączyć te wydatki z kosztów podatkowych.
Współpracownik na B2B
Problem powstaje w chwili uczestniczenia w integracjach osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (B2B) które współpracują z firmą, która jest organizatorem imprezy firmowej. Urzędy skarbowe kwestionują wydatki które ponoszone są na współpracowników na umowie B2B.
Przez krótki czas sądy administracyjne były przychylne, aby koszty te zakwalifikować. Z orzeczeń wydanych przez sądy wynikało, że wydatki które zostały poniesione na organizację pikników integracyjnych są kosztem podatkowym, ponieważ relacje między osobami które razem pracują niezależnie na jakiej podstawie wpływały pozytywnie na atmosferę, realizację zadań oraz efektywność co przekłada się w dużej mierze na wysokość przychodów firmy. NSA natomiast zmienił zdanie dnia 19 października 2022 r. uznając, że osoby współpracujące na zasadach B2B nie są pracownikami firmy zatem wydatki z nimi związane nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Według NSA wydatek ten nosi znamiona reprezentacji, a nie integracji.
Czy powstanie przychód?
Do przychodów ze stosunku pracy zaliczyć można świadczenia pieniężne oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń. U osoby zatrudnionej na umowę o prace przychód podatkowy generują nieodpłatne świadczenia, kiedy zostaną spełnione wszystkie następujące warunki:
- pracownik skorzystał z nich dobrowolnie,
- przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku,
- korzyść można przypisać do indywidualnego pracownika, jest ona wymierna.
Jeżeli w pikniku integracyjnym udział biorą współpracownicy na B2B. Nieodpłatne świadczenia im udzielane będą stanowiły przychód, który należy opodatkować. Wyceny uzyskanych świadczeń powinno dokonać się z uwzględnieniem zasad uregulowanych w art.11 ust.2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Pracodawca organizujący imprezę firmową nawet na pikniku integracyjnym musi zachować czujność, aby nie zawyżyć kosztów i nie narazić się na konsekwencje podczas kontroli skarbowych.
