Zatrudnienie

Zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia – Kompletny przewodnik

Stan prawny

Aktualny

Data publikacji

26 marca 2025
Prawidłowe prowadzenie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy. W artykule wyjaśniamy, jak wygląda zasada kontynuacji dokumentacji w przypadku ponownego zatrudnienia oraz jakie dokumenty należy prowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Akta osobowe – Co powinien wiedzieć pracodawca?

Zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe – prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika – składają się z pięciu części:

  • Część A – Oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.
  • Część B – Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia.
  • Część C – Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
  • Część D – Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub określonej w innych przepisach.
  • Część E – Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub obecności substancji odurzających.

Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz dokumentów, ponumerowanych i ułożonych w porządku chronologicznym.

Pozostała dokumentacja pracownicza – Co musi być przechowywane?

Zgodnie z § 6 rozporządzenia, pracodawca prowadzi oddzielnie dokumentację dotyczącą stosunku pracy, obejmującą:

  • Dokumenty ewidencjonowania czasu pracy – m.in. listy obecności, harmonogramy, rejestr godzin nadliczbowych.
  • Dokumentację urlopową – wnioski i decyzje dotyczące urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych i bezpłatnych.
  • Listę wypłaconego wynagrodzenia i świadczeń pracowniczych – zawierającą wnioski o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
  • Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz dokumenty dotyczące ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i jej konserwację.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej – Kluczowe zasady

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej, zapewniając jej:

  • Poufność – zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych.
  • Integralność i kompletność – dokumenty nie mogą być zmieniane lub usuwane bez odpowiednich procedur.
  • Dostępność – umożliwienie pracownikowi dostępu do jego dokumentacji.

Dokumenty należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że przepisy określają dłuższy okres).

Ponowne zatrudnienie a kontynuacja dokumentacji pracowniczej

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniego zatrudnienia, pracodawca kontynuuje prowadzenie dokumentacji tego pracownika.

Oznacza to:

  • Zachowanie ciągłości numeracji dokumentów.
  • Dołączenie nowych dokumentów do istniejących akt.
  • Brak konieczności ponownego składania dokumentów, które już znajdują się w aktach, jeśli ich treść jest nadal aktualna.

Ważne: Okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku, w którym rozwiązano najpóźniej zakończony stosunek pracy.

Kiedy kontynuacja dokumentacji pracowniczej nie jest możliwa?

  1. Zatrudnienie po przerwie dłuższej niż 10 lat – Wymaga założenia nowej dokumentacji.
  2. Stosunek pracy nawiązany przed 1 stycznia 2019 roku – Jeśli choć jeden ze stosunków pracy nawiązano przed tą datą, kontynuacja nie jest możliwa (chyba że pracodawca złożył raport ZUS RIA, skracając okres przechowywania akt osobowych).

Podsumowanie

  • Pracodawca musi prowadzić akta osobowe i dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami.
  • Dokumentacja powinna być przechowywana w bezpieczny sposób przez co najmniej 10 lat po zakończeniu stosunku pracy.
  • W przypadku ponownego zatrudnienia w ciągu 10 lat można kontynuować dotychczasowe akta pracownika, o ile okresy przechowywania są zgodne.
  • W niektórych sytuacjach konieczne jest założenie nowej dokumentacji, np. po dłuższej przerwie w zatrudnieniu.

Prawidłowa archiwizacja i przechowywanie dokumentacji pracowniczej pozwala na uniknięcie błędów oraz ułatwia prowadzenie spraw kadrowych. Pracodawcy powinni na bieżąco monitorować zmiany w przepisach, aby zapewnić pełną zgodność z obowiązującym prawem.

Zapraszamy do kontaktu: [email protected]

Nie daj im nawet piątaka więcej niż to konieczne!

Mentzen + to ciągła opieka prawno-podatkowa.
Zatem jeśli chciałbyś poczuć się bezpiecznie, a przy okazji płacić możliwie niskie podatki…

Doradztwo podatkowe w kancelarii Mentzen - doradztwo dla firm - zakładanie działalności gospodarczej

Nie daj im nawet piątaka więcej niż to konieczne!

Doradztwo podatkowe w kancelarii Mentzen - doradztwo dla firm - zakładanie działalności gospodarczej

Mentzen + to ciągła opieka prawno-podatkowa.
Zatem jeśli chciałbyś poczuć się bezpiecznie,
a przy okazji płacić możliwie niskie podatki…

Odwiedź nas również na: