Czym jest pośrednictwo pracy?
Definicja legalna pośrednictwa zawarta została w art. 81 ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia:
Pośrednictwo pracy polega na udzielaniu pomocy bezrobotnym, poszukującym pracy i osobom niezarejestrowanym, w tym osobom biernym zawodowo, w uzyskaniu zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz pracodawcom pomocy w pozyskaniu kandydatów do pracy.
Ustawodawca wprowadził otwarty katalog czynności, które będą traktowane jako pośrednictwo. Należą do nich:
1) pozyskiwanie i upowszechnianie ofert pracy;
2) udzielanie pracodawcom informacji o kandydatach do pracy;
3) udzielanie bezrobotnym, poszukującym pracy lub osobom niezarejestrowanym, w tym osobom biernym zawodowo, informacji o ofertach pracy upowszechnianych w bazie ofert pracy, o której mowa w art. 83 ust. 1 oraz w innych ogólnodostępnych bazach;
4) inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych, poszukujących pracy lub osób niezarejestrowanych, w tym osób biernych zawodowo, i pracodawców, w tym w formie giełd pracy lub targów pracy;
5) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z bezrobotnymi, poszukującymi pracy lub osobami niezarejestrowanymi, w tym osobami biernymi zawodowo oraz pracodawcami.
Pośrednictwo pracy = działalność regulowana
Nie daj się zwieść – nie rozpoczynaj działalności bez uzyskania stosownego wpisu w rejestrze. Zgodnie z art. 305 ust. 2 powołanej wyżej ustawy prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy jest działalnością regulowaną w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców i wymaga wpisu do rejestru agencji zatrudnienia.
Wpis do KRAZ jest wymagany przed rozpoczęciem działalności, a jego koszt aktualnie opiewa na 1000 zł.
Przy wniosku, poza podaniem danych identyfikujących przedsiębiorcę oraz obszar jego działalności (w tym przypadku pośrednictwo pracy), musimy zgromadzić szereg dokumentów:
- zaświadczenie o niekaralności,
- oświadczenie o niekaralności,
- zaświadczenie o niezaleganiu ZUS,
- zaświadczenie o niezaleganiu US,
- oświadczenie o znajomości przepisów – wystarczy dokument z treścią „Oświadczam, że znane mi są i spełniam warunki prowadzenia agencji zatrudnienia odpowiednio w zakresie pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej określone w ustawie z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia.”.
Po wpisaniu do Rejestru, agencja pośrednictwa otrzymuje numer KRAZ, który potwierdza legalność działania. Numer należy podawać w ofertach pracy, komunikacji z kandydatami i kontrahentami.
Wpis będzie widoczny tutaj: https://stor.praca.gov.pl/portal/strona-glowna#/kraz/wyszukiwarka.
Postępowanie o wpis, zgodnie z przepisami nie zajmie więcej niż 14 dni (chyba że wniosek będzie zawierał braki – wtedy wyznaczony zostanie termin na ich uzupełnienie). Jeśli urząd nie wpisze podmiotu do rejestru w ciągu 21 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku o wpis, możemy rozpocząć prowadzenie agencji zatrudnienia.
Wniosek należy złożyć przez system KRAZ razem z wymaganymi dokumentami: https://stor.praca.gov.pl/portal/kraz.
Prowadzenie agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczenie usług w zakresie pośrednictwa pracy karane jest grzywną od 3000 do 100 000 zł. A dalej idące konsekwencje to niemożność uzyskania wpisu w przyszłości.
Kod PKD dla pośrednika
Należy dodać odpowiedni kod PKD do działalności przez portal CEIDG, wybierając opcję zmiany danych we wpisie (jeśli już prowadzimy działalność) lub pierwotnie wybrać go, gdy działalność dopiero zakładamy.
Dla agencji pośrednictwa pracy powinien to być kod:
78.10.Z Działalność związana z wyszukiwaniem miejsc pracy i pozyskiwaniem pracowników
RODO dla pośrednika
Dokumentacja związana z ochroną danych osobowych obejmuje każdy podmiot przetwarzający dane. W zasadzie – prowadząc działalność gospodarczą zawsze jakieś dane przetwarzamy, a co za tym idzie powinniśmy dostosować firmę do wymogów dokumentacyjnych w tym zakresie. Do podstawowych dokumentów związanych z ochroną danych osobowych należą:
- polityka ochrony danych osobowych będąca zbiorem wszystkich procedur RODO,
- rejestry: czynności przetwarzania, kategorii czynności przetwarzania, naruszeń ochrony danych osobowych,
- procedura zgłaszania naruszeń zgromadzonych danych osobowych do organu nadzorczego,
- informacja o stosowanych środkach technicznych i organizacyjnych dotyczących ochrony danych osobowych,
- ewidencja upoważnień,
- procedura szkoleń,
- procedura audytu wewnętrznego.
Dodatkowe obowiązki przy usługach pośrednictwa pracy
Dodatkowo, prowadząc agencję pośrednictwa pracy należy pamiętać o:
- składaniu corocznego sprawozdania z działalności do marszałka województwa – do 31 stycznia roku następującego po okresie sprawozdawczym (sprawozdanie zawiera m.in. informacje o liczbie kandydatów, listę pracodawców, listę państw i zawodów),
- zakazie dyskryminacji – nie można różnicować kandydatów ze względu na wiek, płeć, narodowość, religię, itp. – wynika to z art. 319 powoływanej wcześniej ustawy,
- zakazie pobierania opłat od kandydatów – kandydaci nie mogą być obciążani żadnymi kosztami rekrutacyjnymi. Wszystko zgodnie z art. 321 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia,
Uwaga na zmiany przepisów w zakresie cudzoziemców
Należy pamiętać, że zgodnie z powołaną wyżej ustawą, agencja nie mająca 2 letniego stażu nie może zatrudniać czy pośredniczyć w zatrudnianiu cudzoziemców spoza UE (z wyłączeniem obywateli Ukrainy, dla których legalizacją na polskim rynku pracy pozostaje powiadomienie o podjęciu pracy, obywateli UE oraz Polaków).
