Zanim wyśle się promującego przedsiębiorcę maila należy pozyskać co najmniej trzy zgody, mianowicie:
- zgodę na wykorzystanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego;
- zgodę na przesyłanie informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej;
- zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
Zgodnie z ustawą Prawo telekomunikacyjne – zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego lub przesyłania niezamówionej informacji handlowej, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę.
Kluczowe w tym aspekcie jest sformułowanie dotyczące telekomunikacyjnych urządzeń końcowych. Chodzi tak naprawdę o każde urządzenie podłączone do sieci (telefonicznej czy internetowej).
Każdy kontakt, mający na celu reklamę, zachętę do kupna towaru czy usługi albo wręcz przedstawienie konkretnej oferty handlowej zawierający informacje o ofercie (marketing bezpośredni)* przy użyciu telekomunikacyjnego urządzenia końcowego wymaga uzyskania zgody od odbiorcy. Taka zgoda powinna być dobrowolna, świadoma, jednoznaczna i konkretna.
Co istotne przepisy przedmiotowej ustawy nie rozróżniają tego czy wiadomości marketingowe są wysyłane do osób fizycznych będących konsumentami, przedsiębiorców czy spółek albo innych osób prawnych, obejmują one wysyłanie takich wiadomości do kogokolwiek.
Mając powyższe na uwadze dotyczy to też wysyłania wiadomości na takie adresy jak biuro@ czy sekretariat@. Nie ma znaczenia, że w takim wypadku nie zawsze przetwarza się dane osobowe – zgoda wynikająca z prawa telekomunikacyjnego i tak jest wymagana. Mimo rozbieżnych zdań w doktrynie, dla bezpieczeństwa taka zgoda powinna być uzyskana jeszcze przed wysłaniem pierwszego komunikatu.
Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną zwraca uwagę na zakaz przesyłania niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. Przedmiotowa ustawa definiuje informację handlową, jako każdą informację przeznaczoną bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy lub osoby wykonującej zawód, której prawo do wykonywania zawodu jest uzależnione od spełnienia wymagań określonych w odrębnych ustawach, z wyłączeniem informacji umożliwiającej porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej z określoną osobą oraz informacji o towarach i usługach niesłużącej osiągnięciu efektu handlowego pożądanego przez podmiot, który zleca jej rozpowszechnianie, w szczególności bez wynagrodzenia lub innych korzyści od producentów, sprzedawców i świadczących usługi.
Co istotne, przedmiotowa zgoda dotyczy wyłącznie osób fizycznych (zarówno przedsiębiorców- osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, konkretnych ich pracowników oraz konsumentów). Nie dotyczy np. spółek.
Rozporządzenie RODO – „zgoda” osoby, której dane dotyczą definiowana jest, jako dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Zakazane są zgody milczące, zaznaczone z góry, ukryte w innych dokumentach np. w regulaminie.
Rozporządzenie nie wymaga zgody na marketing bezpośredni. RODO wprost pozwala na kierowanie marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu administratora. Warunkiem dopuszczalności przetwarzania danych osobowych na tej podstawie jest przeprowadzenie testu równowagi i uznanie, że interes administratora danych w przetwarzaniu danych osobowych jest co najmniej równoważny wobec praw, wolności i interesów podmiotów danych osobowych.
Dodatkowo w aspekcie RODO należy pamiętać o tzw. obowiązku informacyjnym. Obowiązek informacyjny obejmuje w szczególności takie dane jak: kto przetwarza dane osoby (czyli kto jest administratorem), jakie są cele i podstawy prawne przetwarzania, jak długo będą przetwarzane dane, jakie dane będą przetwarzane, jakie prawa przysługują osobie oraz czy zostaną przekazane jakimś podmiotom trzecim.
Formy uzyskania zgody – zgodę na wysyłkę ofert handlowych można odebrać na różne sposoby np.:
- Checkbox – czyli okienko do zaznaczenia zgody o wskazanej treści. Bez jego zaznaczenia, odbiorca nie przejdzie w procesie do kolejnego kroku. Jest to sposób znany, w szczególności, jeśli chodzi o wysyłkę tzw. newsletterów. Należy pamiętać, aby checkbox nigdy nie był zaznaczony z góry, a przycisk znajdował się na samym dole (pod treścią zgody i klauzuli informacyjnej lub odesłaniem do niej).
- Komunikat – informację, z której wyraźnie wynika cel, w jakim pobierana jest zgoda odbiorcy. Powinien on być świadomy, że w momencie udostępnienia swojego adresu e-mail zostanie ten cel zrealizowany, np. zostanie mu wysłana oferta handlowa przedsiębiorstwa.
