W każdej działalności rozpoznajemy przychody i koszty uzyskania przychodu, a kiedy odejmiemy jedne od drugich, uzyskujemy dochód. Jak łatwo zauważyć, im większe koszty, tym mniejszy dochód a tym samym podatek. Dlatego umiejętne generowanie kosztów to bardzo ważny aspekt. Oczywiście można zadać pytanie, czy aby na pewno przedsiębiorca powinien generować większe koszty. Kiedy opłaca się więcej wydawać i jak się to ma do planowanych zysków? Chodzi o to, żeby robić to z głową, a nie wydawać pieniądze na niepotrzebne, nieplanowane rzeczy. Wrzucać w koszty to, co i tak kupujemy i co jest nam potrzebne, a co jednocześnie może zmniejszyć podstawę opodatkowania.
Co można wrzucić w koszty?
W myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztem uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Takimi kosztami z art. 23 są między innymi koszty reprezentacji. Zdarza się jednak, że i na te wydatki w pewnych sytuacjach warto brać faktury, ale o tym w dalszej części artykułu.
W rzeczywistości przedsiębiorcy wielokrotnie zastanawiają się, co można przysłowiowo „wrzucić w koszty”. Czy do danego wydatku, aby na pewno ”nie przyczepi się skarbówka”? Poniżej przedstawię kilka kosztów, które nie dla każdego mogą być oczywiste, a które z powodzeniem można do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć.
Koszt, który jeździ i na którym pograsz w gry?
Zacznijmy od środków transportu, samochód czy motocykl dla większości osób to oczywisty wydatek związany z codzienną działalnością. A co z rowerem? On też jak najbardziej może stanowić koszt firmy. Jest to środek transportu jak każdy inny, nikt nie powiedział przecież, że do klienta trzeba zajechać BMW. Tak na marginesie od roweru w przeciwieństwie do samochodu czy motoru, odliczymy 100% vat. Podobnie 100% vat odliczymy od różnego rodzaju skuterów do 50 cm3 objętości silnika.
Co powiecie na 50 calowy TV 4K i PlayStation 5 w kosztach? Nie ma problemu, pokoje gier, pokoje relaksu czy chill-out roomy, także mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Warunkiem jest to, że zatrudnia się pracowników. Najlepiej na umowę o pracę, ale przy odpowiednim uzasadnieniu ludzie pracujący na umowy zlecenia także będą usprawiedliwiać taki wydatek. Pokoje relaksu mają przede wszystkim rozładować w pracownikach stres spowodowany wielogodzinną pracą. Taki zrelaksowany pracownik będzie bardziej wydajny. Będzie pracować szybciej i popełniać mniej błędów co bezpośrednio przełoży się na osiągane przez firmę przychody.
Będąc przy chill-out roomach warto wspomnieć o kolejnym wydatku, który z powodzeniem można „wrzucać w koszty”, a który u dużej części przedsiębiorców budzi wątpliwości. Chodzi o wydatki na różnego rodzaju napoje i przekąski dla pracowników i kontrahentów. Nie muszą być to tylko osławione przez korporacje owocowe piątki, do takich przekąsek spokojnie możemy zaliczyć, paluszki, orzeszki, słodycze etc. To podobnie jak wyżej wspomniany wydatek na pokój zabaw wpisuje w poprawę wydajności pracowników.
Czy twój Koszt Uzyskania Przychodu może mruczeć?
A co z zakupem zwierząt? Większość odpowie, że na przykład pies, który ma pilnować zakładu, jak najbardziej może zostać wrzucony w koszty. Nie tylko jednak w takim przypadku można „rozliczyć” pupila w kosztach. Kiedy zapewniliśmy już naszym pracownikom pokój do wypoczynku, a także udostępniliśmy napoje i przekąski, możemy pójść o krok dalej. W celu dalszego zwiększenia ich wydajności, a także redukcji stresu możemy kupić psa, kota, rybki etc. Oczywiście wydatki na karmę, czy lekarza też będą zaliczane do KUPów. (Kosztów Uzyskania Przychodów).
Wydatki niebędące kosztami jednak w kosztach?
Na początku artykułu wspomniałem, że nawet jeżeli mamy wydatki, które dotyczą reprezentacji to i tak warto brać na nie fakturę. Mimo, że nie można ich „wrzucić w koszty”. Wtedy wspominałem o art. 23. Updof, choć tak naprawdę w przypadku, który chcę opisać, powinienem odnieść się do art. 16. Updop, czyli ustawy o podatku od osób prawnych. Chodzi o sytuację, w której posiadamy spółkę z o.o., płaci ona 9% podatku CIT od swoich dochodów. Jeżeli wspólnik, będący również członkiem zarządu chce wypłacić pieniądze ze spółki i uniknąć podwójnego opodatkowania najczęściej korzysta z wypłat dla członków zarządu na podstawie uchwały wspólników. W takim przypadku płaci on 17% podatku. Minusem tego rozwiązania jest fakt, że te 17% obowiązuje tylko do osiągnięcia dochodu w wysokości 85 525 zł, a po jego przekroczeniu płaci już 32%.
Co w takim razie należy zrobić?
W przypadku kiedy członek zarządu chce kupić sobie np. garnitur, który bez wątpienia jest mu niezbędny do wykonywania swoich obowiązków, musi albo kupić go za własne pieniądze, wcześniej wybrane ze spółki po opłaceniu 17% podatku, albo…. może kupić garnitur na fakturę i zapłacić pieniędzmi spółki. Taki wydatek zostanie zakwalifikowany jako niestanowiący kosztów uzyskania przychodu, ponieważ będzie on wydatkiem na reprezentację. Jaki w takim razie jest zysk z takiej sytuacji? Dwojaki. Po pierwsze od kwoty na zakup garnituru zapłacimy realnie 9% podatku, a nie 17%, a po drugie nie wliczy się to do limitu wypłat naszego członka zarządu.
Spokojny sen jest najważniejszy
Warto pamiętać, że jeżeli nie jesteśmy pewni czy dane wydatki możemy uznać za koszt uzyskania przychodu, to zawsze możemy wystąpić o indywidualną interpretację, która zabezpieczy nas przed negatywnymi konsekwencjami w przypadku weryfikacji takiego kosztu przez urząd skarbowy. Jeżeli wątpliwości jest sporo, a wydatki bardzo nietypowe — warto skorzystać w tym zakresie z pomocy profesjonalisty.
