Reprezentacja przy zawieraniu umów z członkiem zarządu
Jak stanowi paragraf pierwszy art. 210 k.s.h. w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Przepis dotyczy wszelkich umów pomiędzy członkiem zarządu a spółką, a nie wyłącznie tych, które są zawierane w związku ze sprawowaną funkcją. Odnosi się on przede wszystkim do umowy o pracę, umowy zlecenia czy umowy o zarządzanie spółką. Nie jest wykluczone zawarcie umowy nakładającej na wspólnika, który jednocześnie pełni funkcję członka zarządu, dodatkowych zobowiązań wynikających z umów, takich jak przykładowo pożyczki, darowizny, najmu lokalu czy sprzedaży np. samochodu czy nieruchomości.
Art. 210 nie precyzuje, kto może być pełnomocnikiem spółki. Przepis odnosi się jedynie do czynności prawnych dokonywanych przez spółkę z członkiem zarządu, a nie osobą, która ten status już utraciła, tj. byłym członkiem zarządu. Dlatego też pełnomocnik powołany uchwałą wspólników będzie posiadał uprawnienie do rozwiązania umowy o pracę z odwoływanym członkiem zarządu tylko wówczas, gdy czynności te dokonywane są jednocześnie. Jeżeli członek zarządu został wcześniej odwołany, uprawnienie do reprezentacji spółki przy czynności rozwiązania z nim umowy o pracę przysługuje zarządowi, na zasadach ogólnych.
Ustawa nie precyzuje, czy pełnomocnictwo to powinno mieć charakter ogólny czy szczególny, tj. być udzielone do konkretnej umowy. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego (uchwała SN z 30.01.2019 r., III CZP 71/18, LEX nr 2612713) istnieje możliwość udzielenia pełnomocnictwa szczególnego – do zawarcia określonej umowy z członkiem zarządu, jak również pełnomocnictwa rodzajowego – do zawierania umów z członkami zarządu. Należy podkreślić, że dopuszczalne jest udzielenie pełnomocnictwa na czas nieoznaczony.
Jak zostało już wskazane powyżej, ustanowienie pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników następuje w drodze podjęcia stosownej uchwały. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego zwartym w wyroku z 15.06.2012 r. (II CSK 217/11, OSNC 2013/2, poz. 27) dla ważności tego pełnomocnictwa wystarczające jest zachowanie wymogów formalnych dla protokołowania uchwał zgromadzeń wspólników, tj. zwykłej formy pisemnej, o ile przepis szczególny nie wprowadza wymogu notarialnego zaprotokołowania. Jeżeli pełnomocnik ma zostać powołany do zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, za pośrednictwem wzorca udostępnianego w systemie teleinformatycznym, to uchwała w przedmiocie jego ustanowienia może być podjęta również w trybie elektronicznym – przy wykorzystaniu wzorca udostępnianego w systemie teleinformatycznym.
Jednoosobowa spółka z o.o. z innymi zasadami
Co istotne, omówione powyżej zasady reprezentacji nie dotyczą jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, w których jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu. W takim przypadku konieczne jest dokonywanie czynności prawnych pomiędzy jedynym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką w formie aktu notarialnego. Dodatkowo ustawa nakłada na notariusza obowiązek każdorazowego zawiadomienia sądu rejonowego o dokonaniu takiej czynności, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Należy wskazać, iż konsekwencją naruszenia zasad reprezentacji wynikających z art. 210 k.s.h. jest bezwzględna nieważność czynności prawnej. Mając na względzie paragraf 3, wymóg aktu notarialnego nie będzie miał zastosowania w przypadku wykorzystania wzorca udostępnianego w systemie teleinformatycznym do dokonywania czynności prawnych pomiędzy wspólnikiem będącym jednocześnie jedynym członkiem zarządu a reprezentowaną spółką.
Umowa o pracę z członkiem zarządu nie zawsze możliwa
Podkreślenia wymaga, iż zgodnie z orzecznictwem (wyrok SN z 13.03.2018 r., I UK 27/17, LEX nr 2508640) nie jest możliwe zawarcie umowy o pracę pomiędzy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a jedynym członkiem jej zarządu, będącym jednocześnie jej jedynym wspólnikiem. W takiej sytuacji brak jest bowiem elementów konstytutywnych dla stosunku pracy w rozumieniu art. 22 ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, do których należy m.in. występujący między pracownikiem a pracodawcą stosunek podporządkowania. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 7.03.2018 r. (I UK 575/16, LEX nr 2488094) dopuszczalne jest zawarcie umowy o pracę przez jedynego wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ze spółką, jeżeli funkcje zarządu wykonują inne osoby oraz pod warunkiem, że praca spełnia warunki pracy właściwej dla stosunku pracy.
Warto wskazać, że konieczność powołania pełnomocnika do wskazanych czynności wynika w głównej mierze z tego, że zawieranie umów we wskazanej sytuacji może prowadzić do nadużyć, w szczególności naruszać interesy spółki przez zaniżanie ceny. Dlatego też w celu ważnego zawarcia czynności prawnej pomiędzy spółką a członkiem jej zarządu tak istotne jest zachowanie wymogów formalnych, opisanych w niniejszym artykule.
