Prezenty o niskiej wartości na gruncie podatku VAT
Są dwa warunki, których spełnienie może wyeliminować konieczność rozliczenia podatku VAT. Po pierwsze, wydanie prezentu musi być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Po drugie, prezent musi spełniać definicję prezentu o niskiej wartości, która zawarta jest w ustawie o VAT. Zgodnie z przepisem, przez prezent o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary o łącznej wartości 100zł w skali roku (kwota bez podatku) lub o jednostkowej kwocie nabycia lub koszcie wytworzenia towaru nie przekraczającej 20zł (kwota bez podatku).
Przepisy wprost wyrażają definicję prezentów o małej wartości. Jednak nie jest nigdzie napisane, aby wydany towar faktycznie był przez nas nazywany prezentem. Jeżeli przekazujemy go jako nagrodę, darowiznę, premię, gadżet reklamowy, to dalej możemy uznać, że towar jest prezentem o małej wartości. Ważne, aby trzymać się podanych przez ustawodawcę warunków.
Ewidencja osób obdarowanych
Wydawanie prezentów o małej wartości związane jest z prowadzeniem ewidencji osób obdarowanych. Ustawodawca nie wskazał formy ani sposobu w jakim taka ewidencja ma być prowadzona. Istotne w tym przypadku jest to, aby zapisane w ewidencji informacje dotyczące osób obdarowanych oraz wydanych produktów były czytelne i zawierały dane, dzięki którym w razie kontroli będzie można kontrahenta i wydany produkt zidentyfikować. Może być to zatem zwykły zapis na kartce lub zapis elektroniczny, np. w Excelu – wedle uznania.
UWAGA! Nie w każdym przypadku taką ewidencję trzeba prowadzić!
Prezenty do 20zł
Jeśli przekazujemy kontrahentowi prezenty, których łączna, jednostkowa wartość nie przekracza 20 złotych, wówczas nie jest konieczne prowadzenie wyżej opisanej ewidencji. Nie jest ono również zakazane, ALE! Aby zapobiec konieczności opodatkowania, lepiej tego w ewidencji nie umieszczać. To, że nie musimy w tym przypadku prezentów ewidencjonować, jest jednoznaczne z tym, że w ręce jednej osoby możemy wręczyć ich sporo. Załóżmy, że na targach branżowych rozdajemy różnym osobom notatniki i długopisy z logo naszej firmy, w celu ich promocji. Wartość netto tych przedmiotów nie przekracza 20 złotych. W rezultacie zbycie towarów ma związek z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą, a co za tym idzie – nie musimy brać pod uwagę opodatkowania.
Prezenty o łącznej wartości 100zł
Jeśli wręczamy prezenty dla jednej osoby w kwocie od 20zł do 100zł konieczne jest, aby uwzględnić to w ewidencji osób, które upominek otrzymały.
Dla przykładu sytuacja, gdy
w ramach czynności związanych z działalnością wręczamy kontrahentom butelki wina o wartości 79zł (w celu zacieśnienia z nimi relacji). Prowadzimy ewidencję osób obdarowanych. W tym przypadku nie jest konieczne rozliczanie podatku ze względu na nieodpłatne zbycie towaru, gdyż wszystkie warunki zostały spełnione.
UWAGA! W ciągu roku kalendarzowego nie można przeznaczyć na upominki powyżej 100 złotych. Jeśli kupimy upominek za 70 złotych w styczniu, a tego samego kontrahenta chcemy obdarować kolejnym upominkiem za 50 złotych w sierpniu, wówczas kwota prezentu dla jednej osoby przekroczy limit zawarty w ustawie, a w konsekwencji konieczne będzie opodatkowanie!
Prezenty dla firm
Przepisy wprost informują nas o tym, że towary przeznacza się „jednej osobie”. Limity nie odnoszą się więc do firm w sposób ogólny.
Jeśli chcemy wręczyć prezent na ręce zaprzyjaźnionej spółki, to wówczas konieczne jest, aby produkty trafiły do poszczególnych osób. Na przykład wysyłamy prezenty do członków zarządu i dyrektorów spółki, z którą współpracujemy, a wartość każdego z prezentów wynosi 89 złotych netto. Łącznie jest to 6 upominków. Przy wysyłce należy wskazać do kogo konkretnie trafią. Dane poszczególnych osób zapisujemy w ewidencji. Każda osoba dostała upominek, którego wartość nie przekracza limitu 100 złotych netto. Dane osób obdarowanych zamieszczamy w ewidencji. Towary nie podlegają opodatkowaniu.
Próbki
Każdemu z nas zapewne znane jest pojęcie „próbek”. Najczęściej w drogeriach jako pewnego rodzaju „gratis” wydawane są próbki produktów. Za ustawową definicją próbek kryje się mała ilość towaru, która ma zachęcić kontrahenta do zakupu tzw. oryginału.
Co ciekawe – w przypadku próbek nie trzeba prowadzić ani ewidencji osób obdarowanych jak również nie są one opodatkowane. Przy wydawaniu ważne jest, aby produkt spełniał definicję próbki. Musi być to mała ilość produktu, który nie ma na celu zaspokojenia potrzeb klienta, a jedynie ma zachęcić do tego, aby zakupił on jego większą ilość.
