Płatność firmową kartą za prywatny hotel, karnet sportowy czy zakupy może zdarzyć się nawet przez zwykłą pomyłkę. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy wydatek zostaje pokryty ze środków spółki. Czy jego późniejszy zwrot przez wspólnika wystarczy, aby uniknąć konsekwencji podatkowych? Kluczowe znaczenie ma to, czy była to jednorazowa sytuacja szybko skorygowana przez wspólnika, czy też spółka w rzeczywistości finansuje jego prywatne potrzeby.
Pieniądze spółki nie są pieniędzmi wspólnika
Podstawową zasadą, o której trzeba pamiętać, jest odrębność majątku spółki z o.o. od majątku jej wspólników. Z chwilą wniesienia środków do spółki wspólnik nie może traktować ich jak własnych pieniędzy. Nie zmienia tego nawet sytuacja, w której jedna osoba posiada 100% udziałów w spółce.
Jeżeli więc wspólnik płaci kartą spółki za prywatny wyjazd, zakupy czy inne osobiste wydatki, wykorzystuje środki należące do odrębnego podmiotu.
Nie oznacza to jednak, że każde przypadkowe użycie firmowej karty automatycznie powoduje powstanie dodatkowego podatku. Znaczenie mają okoliczności konkretnej sytuacji, w szczególności to, czy wspólnik zwrócił wykorzystane środki, kiedy nastąpił zwrot oraz czy tego rodzaju płatności mają charakter incydentalny, czy powtarzalny.
Jak wygląda to przy klasycznym CIT?
Wyobraźmy sobie sytuację, w której wspólnik podczas prywatnego wyjazdu omyłkowo płaci kartą spółki za pobyt w hotelu. Po zauważeniu błędu zwraca pełną kwotę na rachunek spółki.
W takim przypadku spółka ostatecznie nie ponosi ekonomicznego ciężaru prywatnego pobytu wspólnika. Jej środki zostały wprawdzie wykorzystane do dokonania płatności, ale następnie zostały w całości zwrócone.
Na gruncie klasycznego CIT prywatny wydatek wspólnika nie powinien być traktowany jako koszt uzyskania przychodów spółki. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są co do zasady wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Prywatny hotel, wakacje czy zakupy wspólnika takiego związku z działalnością spółki nie wykazują.
Jeżeli wspólnik jest zobowiązany do zwrotu wykorzystanych środków, kwota takiego wydatku może zostać rozliczona jako należność spółki od wspólnika, która wygasa po dokonaniu zwrotu.
A jeżeli wspólnik nie odda pieniędzy?
Sytuacja wygląda inaczej, gdy wspólnik w ogóle nie zwraca wykorzystanych środków.
Jeżeli przykładowo spółka płaci 10 tys. zł za prywatne wakacje wspólnika i nie żąda od niego zwrotu pieniędzy, trudno mówić o zwykłej pomyłce. Ekonomiczny ciężar wydatku ponosi wówczas spółka, natomiast korzyść uzyskuje wspólnik.
Przy klasycznym CIT taki wydatek nie powinien stanowić kosztu uzyskania przychodów spółki ze względu na brak związku z jej działalnością. Niezależnie od tego należy również przeanalizować charakter przysporzenia uzyskanego przez wspólnika.
A co zmienia estoński CIT?
Więcej wątpliwości pojawia się w przypadku spółek opodatkowanych estońskim CIT. Zgodnie z art. 28m ustawy o CIT opodatkowaniu podlega m.in. dochód z tytułu ukrytych zysków.
Za ukryte zyski uznaje się świadczenia pieniężne, niepieniężne, odpłatne, nieodpłatne lub częściowo odpłatne wykonane w związku z prawem do udziału w zysku, których beneficjentem jest m.in. wspólnik lub podmiot z nim powiązany.
Jeżeli spółka opłaca prywatne wydatki wspólnika i wspólnik nie jest zobowiązany do ich zwrotu, uzyskuje on realną korzyść finansowaną z majątku spółki. W takiej sytuacji pojawia się ryzyko uznania świadczenia za ukryty zysk i powstania obowiązku zapłaty estońskiego CIT.
W przypadku zakwalifikowania wydatku jako ukrytego zysku podatek rozlicza spółka. Stawka ryczałtu wynosi 10% podstawy opodatkowania w przypadku małego podatnika oraz podatnika rozpoczynającego prowadzenie działalności, a 20% w przypadku pozostałych podatników.
Czy zwrot pieniędzy wyłącza ryzyko ukrytego zysku?
Jeżeli wspólnik omyłkowo wykorzysta środki spółki do prywatnej płatności, a następnie niezwłocznie zwróci całą kwotę, sytuacja jest znacznie łatwiejsza do obrony niż w przypadku definitywnego sfinansowania jego prywatnych potrzeb przez spółkę.
Spółka ostatecznie nie ponosi wtedy ekonomicznego ciężaru wydatku, a wspólnik nie uzyskuje trwałego przysporzenia kosztem jej majątku.
Nie oznacza to jednak, że sam zwrot środków zawsze automatycznie eliminuje wszelkie ryzyko. Znaczenie ma również to, jak długo wspólnik korzystał ze środków spółki oraz czy takie sytuacje mają charakter incydentalny, czy powtarzalny.
Zwrot po kilku miesiącach to większe ryzyko
Czym innym jest przypadkowa płatność firmową kartą, zauważona i skorygowana tego samego lub następnego dnia, a czym innym regularne opłacanie prywatnych zakupów z rachunku spółki i zwracanie pieniędzy dopiero po kilku miesiącach.
W tym drugim przypadku wspólnik przez określony czas faktycznie korzysta ze środków należących do spółki. Jeżeli takie sytuacje się powtarzają, coraz trudniej uzasadnić, że mamy do czynienia wyłącznie z techniczną pomyłką.
Może natomiast pojawić się pytanie, czy spółka w praktyce nie udostępnia wspólnikowi swoich środków na finansowanie jego prywatnych potrzeb.
Dlatego najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zwrot pełnej kwoty niezwłocznie po wykryciu błędnej płatności oraz zachowanie dokumentów pozwalających powiązać konkretny wydatek z odpowiadającym mu zwrotem.
Pomyłka czy sposób na finansowanie wspólnika?
Kluczowe jest zatem rozróżnienie dwóch sytuacji. Pierwsza to jednorazowa pomyłka, po której wspólnik szybko zwraca spółce pełną kwotę. Druga to regularne finansowanie prywatnych wydatków wspólnika ze środków spółki.
Przy klasycznym CIT prywatny wydatek wspólnika nie stanowi kosztu podatkowego spółki. Jeżeli jednak wspólnik zwraca środki, spółka ostatecznie nie ponosi jego ekonomicznego ciężaru.
W przypadku estońskiego CIT dodatkowo trzeba ocenić, czy po stronie wspólnika nie powstaje świadczenie mogące zostać uznane za ukryty zysk. Im szybciej następuje zwrot i im bardziej incydentalna jest dana sytuacja, tym mniejsze jest ryzyko uznania, że spółka faktycznie finansuje prywatne potrzeby wspólnika.
Firmowa karta nie jest prywatnym portfelem wspólnika. Jednorazowe omyłkowe użycie jej do prywatnej płatności nie musi jednak automatycznie oznaczać poważnych konsekwencji podatkowych. Istotne jest, aby spółka nie ponosiła ostatecznie ciężaru prywatnego wydatku wspólnika, zwrot środków nastąpił możliwie szybko, a cała operacja została odpowiednio udokumentowana.
